Was ist bei der Funktion "Mitarbeiter kopieren" zu beachten?

Diese Funktion ist für die untermonatige Änderung des Sozialversicherungs-Status während des Beschäftigungsverhältnisses vorgesehen.

 

Hinweis: Ändert sich der SV-Status zum Monatswechsel können Sie den neuen Personen- bzw. Beitragsgruppenschlüssel einfach in der Mitarbeiterakte hinterlegen. Paychex Plus generiert die entsprechenden Meldungen.

 

Bitte diese Funktion nicht nutzen, wenn:

- Ein Wechsel eines sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiters zu einem geringfügig entlohnten Beschäftigten bzw. Minijobber vorliegt.

- Ein falsch angelegter Mitarbeiter im Vorfeld gelöscht bzw. stillgelegt wurde und dieser neu angelegt wird.

- Wenn Sie einen Mitarbeiter nach einem vorherigen Austritt wieder in Ihr Unternehmen eintreten lassen wollen.

In diesen Fällen legen Sie den Mitarbeiter bitte neu an.

Grund dafür ist, dass der Mitarbeiter mit der neuen Personalnummer mit dem Profil der alten verknüpft bleibt und Vortragswerte erwartet werden - siehe Punkt 5.

 

Erfahren Sie hier, wie Sie dies im System umsetzen und was Sie beachten müssen.

 

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1. Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Mitarbeiter und wählen dort für den entsprechenden Mitarbeiter das Drei-Punkte-Menü aus.

 

 

2. Wählen Sie "Mitarbeiter kopieren". Es öffnet sich eine neue Ansicht. Die Personalnummer wird mit der nächsten freien vorbelegt, aber Sie können alternativ auch die neue Personalnummer manuell eingegeben. Systemseitig erfolgt eine Prüfung, damit keine doppelte Vergabe erfolgt. Hinterlegen Sie das entsprechende Eintrittsdatum - also das Beginndatum - und speichern Sie.

 

 

3. In der Mitarbeiterliste wird Ihnen nun der Mitarbeiter mit der neuen Personalnummer angezeigt. Für die alte Personalnummer wurde automatisch ein Austrittsdatum gesetzt - ein Tag vor Eintritt des neuen Mitarbeiters. Dieses Mitarbeiterprofil ist dadurch in der aktuellen Ansicht nicht mehr aufgelistet. Wählen Sie den "AKTIV"-Filter ab, wird dieser Mitarbeiter wieder sichtbar.

 

 

4. Folgende Mitarbeiter-Stammdaten wurden kopiert:

• Profil
• Beschäftigung
• Vergütung
• Steuern
• Sozialversicherung

 

Sie können nun die restlichen Daten im neuen Mitarbeiterprofil prüfen und bei Bedarf aktualisieren.

 

5. Der Mitarbeiter mit der neuen Personalnummer bleibt mit dem alten verknüpft, d.h. wenn Sie eine Personalnummer kopiert haben, werden die Vortragswerte übertragen und in den Auswertungen wird jeweils die alte und neue Personalnummer ausgewiesen. Als Beispiel die Beitragsabrechnung:

 

 

Wichtig: Die Steuervortragswerte werden nicht kopiert - diese bitte manuell hinterlegen.

 

 

 

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Schauen Sie gerne in unsere Release-Notes, dort informieren wir regelmäßig über aktuelle Informationen zu neuen Funktionen, Erweiterungen und Optimierungen.