Im Bereich Unternehmen haben Sie unter dem Punkt "Einstellungen" die Möglichkeit folgende Informationen zu hinterlegen:
- Allgemein:
-
- SFTP Schnittstelle - Einstellungen bezüglich Übertragung der Dokumente, Zahlungsdateien und Lohnunterlagen an den Payroll Service Provider
- Druck und Versand von Dokumenten
- Betriebliche Altersvorsorge
- Payroll-Management - Abrechnung durch externen Dienstleister.
- Nutzer - Anlage Arbeitgeberrolle
Dieser Bereich wird perspektivisch erweitert und gerne informieren wir Sie darüber in den Release Notes.
1. Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Unternehmen und dort zu Einstellungen. Im Bereich Allgemein haben Sie nun die Möglichkeit die Angaben zur SFTP Schnittstelle bzw. die Teilnahme am Elektronischen Zahlungsverkehr und zur Bereitstellung der Lohnunterlagen zu hinterlegen.
2. Wählen Sie die entsprechenden Einstellungen aus und speichern diese. Standardmäßig ist für alle Bereiche "Nein" hinterlegt:
Besteht bei Ihrem Unternehmen die Notwendigkeit des Uploads der Dokumente auf den SFTP-Server bzw. "Sollen Dateien und Dokumente aus der Abrechnung an den Payroll Service Provider übertragen werden?" wählen Sie hier bitte "Ja", da sonst KEIN Upload der Abrechnungsunterlagen erfolgt.
"Sollen erstellte Zahlungsdateien für den elektronischen Zahlungsverkehr zur Weiterverarbeitung an den Payroll Service Provider übertragen werden?":
Ja = SEPA Zahldateien stehen NUR als Einzeldateien unter Dokumente zur Verfügung und Zahlungsdateien werden in diesem Fall direkt an die Bank weitergeleitet.
Nein = SEPA Zahldateien stehen als Einzeldateien unter Dokumente zur Verfügung UND sind im Gesamtauswertungspaket enthalten.
Für die Bereitstellung der Lohnunterlagen, bedeutet die Auswahl "Nein" unter "Sollen Lohnunterlagen für Mitarbeiter an an den Payroll Service Provider übertragen werden" dass ihre Mitarbeiter keinen Portalzugriff und somit keinen Zugriff auf ihre elektronischen Lohnzettel haben. "Ja" bedeutet, dass die Unterlagen in der DLA beim Mitarbeiter abgelegt werden und dieser Zugriff darauf hat.
3. Unter Druck und Versand von Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, die Druckpakete zu verwalten und können festlegen, ob die Lohnunterlagen per Druckservice bereitgestellt werden sollen, d.h. der Kunde seine Abrechnungsunterlagen als Druckpaket erhält. Das Druckpaket erstellt sich bei der Payroll und kann unter Dokumente eingesehen werden.
Die Einstellungen können für jedes Paket separat festgelegt werden:
- Sollen Lohnunterlagen für den Arbeitgeber gedruckt und auf dem Postweg versendet werden?
Das Druckpaket besteht aus einer Datei. Die Lohnzettel sind im Auswertungspaket enthalten und werden nicht separat versendet.
- Sollen Lohnunterlagen für die Mitarbeiter gedruckt und auf dem Postweg versendet werden?
Die Abrechnungen werden kuvertiert an die Mitarbeiter verschickt.
4. Unter Betriebliche Altersvorsorge können Sie hinterlegen, welches Modell für die Berücksichtigung der Freibeträge verwendet werden soll.
5. Wählen Sie den Punkt Payroll-Management aus, können Sie die Allgemeinen Angaben einsehen und Ihnen wird der aktuell hinterlegte Payroll Dienstleister angezeigt - wenn hinterlegt.
6. Über den Stift in der oberen rechten Ecke kommen Sie in den Bearbeitungsmodus. Standardmäßig ist der Toggle “Wird die Payroll durch einen externen Dienstleister durchgeführt” inaktiv. Setzen Sie diesen auf aktiv wird der Standard-Dienstleisterstamm angezeigt, der systemseitig für die komplette Instanz hinterlegt ist.
7. In dieser Ansicht ist nur der Ansprechpartner ihres externen Payroll Dienstleisters bearbeitbar. Hinterlegen Sie diesen und speichern. Wollen Sie den Dienstleister anpassen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Hinweis: Diese Angaben sich wichtig für die Krankenkassen, dass diese wissen an wen sie sich im Fall von Rückfragen wenden können.
Wichtig: Bei Vertretung muss dieser nicht geändert werden.
8. Wählen Sie den Punkt Nutzer aus, werden Ihnen, wenn vorhanden, die aktuell hinterlegten Nutzer aufgelistet.
9. Über den Hinzufügen Button können Sie einen neuen Nutzer hinzufügen. Geben Sie die erforderlichen Daten ein und Speichern diese. Sie bekommen eine Hinweismeldung, dass die Daten gespeichert wurden.
Unter Rolle können sie zwischen Arbeitgeber Basis und Arbeitgeber Standard wählen.
Hinweis: Nach dem Speichern wird eine Email an die angegebene Emailadresse versendet und der Nutzer bekommt eine Email von Paychex Plus, dass für den entsprechenden Account eine neue Rolle in einem Unternehmen zugewiesen wurde - mit direkter Verlinkung in der Nachricht.
10. Der neue Nutzer wird in der Liste angezeigt. Über das Drei-Punkte Menü, rechts neben dem entsprechenden Nutzer, haben Sie die Möglichkeit den Nutzer für dieses Unternehmen auch wieder zu deaktivieren bzw. zu sperren. Der Nutzer wird darüber nicht informiert.
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Unser System wird stetig weiterentwickelt und optimiert.
Schauen Sie gerne in unsere Release-Notes, dort informieren wir regelmäßig über aktuelle Informationen zu neuen Funktionen, Erweiterungen und Optimierungen.
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