Sie wollen für Ihren Mitarbeiter einen BAV-Vertrag hinterlegen? Erfahren Sie hier, wie und wo Sie diesen anlegen oder bei Bedarf auch bearbeiten können.
1. Im ersten Schritt hinterlegen Sie in den Unternehmensdaten welches Modell für die Berücksichtigung der Freibeträge verwendet werden soll. Navigieren Sie sich im Headline-Menü zum Menüpunkt Unternehmen und wählen dort unter Einstellungen > Allgemein und Betriebliche Altersvorsorge den Berechnungsweg, der bei einer betrieblichen Altersvorsorge angewendet werden soll:
- pro rata oder
- en bloc.
Bei einer Aufteilung pro rata wird jeden Monat ein gleichbleibender Betrag berücksichtigt - d.h. bei der Aufteilung des Freibetrages (jeweils Steuer und SV) wird monatlich 1/12 des Freibetrages berücksichtigt.
Alternativ zur Aufteilung pro rata besteht die Möglichkeit der Aufteilung des Freibetrages en bloc:
Bei einer Nutzung des Freibetrags en bloc, werden die monatlichen Beiträge jeweils in voller Höhe beitragsfrei gestellt, bis der Freibetrag komplett aufgebraucht ist. Danach sind in den verbleibenden Monaten des Kalenderjahres die Entgeltumwandlungen in voller Höhe beitragspflichtig.
2. Im zweiten Schritt navigieren Sie sich im Headline-Menü zum Menüpunkt Mitarbeiter und wählen dort den entsprechenden Mitarbeiter aus. In der Mitarbeiterakte wählen Sie unter dem Punkt Vergütung die Zukunftssicherungen aus.
3. Es erscheint, falls vorhanden, eine Auflistung der bisher hinterlegten Verträge. Wenn Sie diese bearbeiten wollen, klicken Sie den entsprechenden Vertrag an. Anhand des Status-Chips können Sie erkennen, ob der Vertrag aktiv oder ruhend ist. Über das Drei-Punkte-Menü, rechts neben dem Vertag, können Sie den:
- Vertrag bearbeiten
- Vertrag ruhend stellen
- Vertrag reaktivieren
- Vertrag beenden
- Vertrag stornieren
Alles zum Bearbeiten und Stornieren von BAV Verträgen erfahren Sie weiter unten im Text.
4. Klicken Sie auf den Hinzufügen-Button, um einen neuen Vertrag zu erstellen. Füllen Sie die erforderlichen Daten aus. Unter Versicherungsart haben Sie die Auswahl zwischen:
- Direktversicherung
- Pensionsfond
- Pensionskasse
- Direktzulage
- Unterstützungskasse und
- Vermögenswirksame Leistungen
5. Je nach Auswahl kann sich die Ansicht ändern. Wählen Sie z.B. "Direktversicherung" und geben die Höhe der Finanzierung durch den Arbeitnehmer ein, wird das Feld "Verpflichtender AG-Zuschuss" automatisch vorausgefüllt. Dies ist nur ein Vorschlag für die Höhe des AG-Zuschusses, der aus der Höhe des laufenden SV-Bruttos ermittelt wird und ist editierbar.
Die "Höhe der Finanzierung durch den Arbeitgeber" ist der Betrag, den der Arbeitgeber über den verpflichtenden AG-Zuschuss hinaus, zusätzlich freiwillig leisten möchte.
6. Hinterlegen Sie einen Vertrag, dessen Vertragsbeginn vor dem 01.01.2005 liegt, erscheint das Feld "Verzicht auf Steuerfreiheit gem. § 3 Nr. 63 EStG?". Da diese Verträge Altzusagen sind, müssen Sie die Angaben zur Besteuerung extra angeben.
Wichtig: Der Verzicht auf die Steuerfreiheit kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden, ist also bindend für die gesamte Vertragslaufzeit.
7. Sollte der Verdienst ihres Mitarbeiters zwischen 5.175 und 7.550 Euro liegen, wird zusätzlich das Feld "Berechnung verpflichtender AG-Zuschuss" angezeigt und Sie können hier zwischen 10,6% und 15% auswählen. Das Feld "Verpflichtender AG-Zuschuss" wird dann dementsprechend wieder automatisch gefüllt.
8. Bevor Sie nun speichern, können Sie das Zahlungsintervall und den Startmonat auswählen. Sie haben die Möglichkeit zwischen monatlicher, vierteljährlicher, halbjährlicher oder jährlicher Zahlung an den BAV-Versicherungsträger zu wählen.
Durch die Auswahl des Startmonats legen Sie fest, ab welchem Monat die BAV in der Abrechnung in Paychex Plus berücksichtigt wird bzw. ab wann die systemseitige Erstellung der SEPA-Dateien starten soll.
9. Beim Speichern erhalten Sie folgende Hinweismeldung: Durch die Hinterlegung oder Bearbeitung des Vertrages werden die entsprechenden Lohnarten generiert. Bestätigen Sie die Meldung.
10. Der neue Vertrag erscheint nun in der Übersicht.
Hinweis: Sollten für einen Mitarbeiter mehrere Verträge vorliegen, hat der Vertrag Vorrang, der älter ist und sollten die Verträge den gleichen Beginn haben, hat der Vertrag Vorrang, der zuerst angelegt wurde.
11. Wenn Sie nun zum Menüpunkt Payroll wechseln und über den Aktualisierungsbutton die Payroll neu berechnen, fließen die entsprechenden Lohnarten in die Abrechnung mit ein, ohne dass diese separat erfasst werden müssen.
12. Sie wollen für die BAV Vortragswerte hinterlegen? Diese sind nur bei einem Systemwechsel zu erfassen - bei einem Arbeitgeberwechsel werden neue Freibeträge angesetzt.
Navigieren Sie sich dafür im Headline-Menü zum Menüpunkt Pre-Payroll und wählen dort unter Vortragswerte > "Betriebliche Altersvorsorge" und hinterlegen die entsprechenden Werte.
13. Sie möchten einen BAV Vertrag ruhend stellen? Dies können Sie, wie bereits oben erwähnt, über das Drei-Punkte-Menü, rechts neben dem entsprechenden Vertrag. Während der Vertrag ruht, wird die Entgeltumwandlung pausiert, Arbeitgeberzuschüsse werden nicht gezahlt und es erfolgt keine Überweisung auf das Vertragskonto.
14. Sobald der Vertrag auf ruhend gestellt ist, haben Sie in der Übersicht im Drei-Punkte-Menü die Möglichkeit den Vertrag zu reaktivieren.
15. Um den Vertrag beenden wählen Sie die Option über das Drei-Punkte-Menü und geben das entsprechende Vertragsende ein.
16. Sie haben die Eingaben zur BAV falsch erfasst, z.B. für den falschen Mitarbeiter hinterlegt, dann haben Sie die Möglichkeit, den Vertrag zu stornieren, damit der Vertrag rückabgewickelt werden kann. Wählen Sie diese Option aus, erhalten Sie die Hinweismeldung: Durch die Eingabe wird der Vertrag storniert und ggf. eine Rückmeldung ausgelöst.
17. Nach dem Bestätigen, bekommen Sie die Meldung: Stornieren erfolgreich und anhand des Status-Chips können Sie nun erkennen, dass der Vertrag storniert ist.
Wichtig: Ein stornierter Vertrag kann nicht mehr bearbeitet werden.
Hinweis: Im System wurden bezüglich der BAV verschiedene Validierungen hinterlegt.
Entgeltumwandlung und erstes Dienstverhältnis:
Entgeltumwandlungen im Rahmen der BAV sind grundsätzlich nur im ersten Dienstverhältnis durchführbar.
Entgeltumwandlung und Rentenversicherung:
Die Entgeltumwandlung für die BAV ist nur für Mitarbeiter möglich, die in der RV versichert sind. Eine Ausnahme bilden hier die Minijobber.
BAV und Entgeltkürzung:
Eine Entgeltumwandlung für die BAV kann nur durchgeführt werden, wenn nach der Umwandlung noch SV-pflichtiges Entgelt vorhanden ist. Ansonsten wird beim Berechnen der Payroll eine Hinweismeldung ausgegeben, dass der BAV Vertrag pausiert werden muss.
Dienstverhältnis - reiner AG-Zuschuss:
Wenn der gewählte Mitarbeiter nicht im Hauptbeschäftigungsverhältnis ist bzw. mit Steuerklasse 6 abgerechnet wird, kann nur eine BAV mit reinem AG-Zuschuss angelegt werden.
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Unser System wird stetig weiterentwickelt und optimiert.
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