Die Lohnabrechnung zum Jahreswechsel erfordert in der Regel einige besondere Maßnahmen. In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Aufgaben zu erledigen sind.
Die Angaben beziehen sich sowohl auf programmseitige Anpassungen, z.B. Hinterlegung aktueller Werte, als auch auf Maßnahmen, die vom PRS ergriffen werden müssen, z.B. Prüfung der Versicherungspflicht.
Es folgt eine Auflistung, welche Aktivitäten der PRS zum Jahreswechsel (manuell) vornehmen muss:
1. Stammdatenabfrage
Bei Gefahrtarifstellen, die bis zum 31.12. des laufenden Jahres gültig waren, muss der PRS für das Folgejahr eine Stammdatenabfrage durchführen.
2. Prüfung Umlagepflicht U1
Da die Umlage U1 eine Pflichtversicherung für Arbeitgeber ist, die nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen, hat der PRS dies für seine Unternehmen zu prüfen und gegebenenfalls in den Unternehmensdaten anzupassen.
3. Prüfung Versicherungspflicht
Von der Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) hängt ab, ob Beschäftigte versicherungspflichtig sind oder sich freiwillig krankenversichern können (oder privat). Für den PRS bedeutet dies: es muss jedes Jahr geprüft werden, ob die Mitarbeiter über der Grenze liegen. Der Wert für den Jahreswechsel 2023/2024 liegt bei 69.300 Euro.
4. Prüfung Übergangsbereich
Bei der Prüfung, ob das Arbeitsentgelt im Übergangsbereich liegt, ist vom regelmäßigen Arbeitsentgelt auszugehen. Bei der Prognose sind nur die Arbeitsentgelte zu berücksichtigen, die zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zählen. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise 1.999 Euro monatlich verdient, dann liegt er im Übergangsbereich aber wenn es eine jährliche Einmalzahlung, z.B. von nur 50 Euro gibt, dann liegt er im Durchschnitt über der Grenze.
5. Prüfung Mindestlohn
Die Prüfung, ob das vereinbarte Monatsentgelt eines Mitarbeiters dem Mindestlohn entspricht, erfolgt systemseitig bei der Hinterlegung der Vergütung, unter Prüfung der aktuellen Arbeitszeit. Ist der Mindestlohn unterschritten, erfolgt eine Hinweismeldung durch das System.
Der PRS kann die benötigten Infos in folgenden Auswertungen finden:
- Lohnkonto: stellt pro Mitarbeiter alle Angaben zum Brutto und Netto und alle Abzügen ab dem Zeitpunkt des Systemwechsels dar. Für das laufende Jahr vor dem Systemwechsel muss das Lohnkonto des alten Systems herangezogen werden.
- Lohnjournal: stellt eine monatliche Auflistung aller Mitarbeiter der Firma mit Brutto und Netto und den jeweiligen Abzügen dar.
Das Lohnjournal ist im Auswertungspaket enthalten. Das Lohnkonto kann je Mitarbeiter separat erstellt und als Excel oder PDF herunter geladen werden.
Die Prüfung der jeweiligen Rechengrößen gehört nicht zu den Aufgaben des PRS, dies wird programmseitig angepasst.
Programmseitige Anpassungen, wie z.B. die Hinterlegung der aktuellen Sachbezugswerte, Umlagesätze oder SV-Werte werden über das System umgesetzt.
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Unser System wird stetig weiterentwickelt und optimiert.
Schauen Sie gerne in unsere Release-Notes, dort informieren wir regelmäßig über aktuelle Informationen zu neuen Funktionen, Erweiterungen und Optimierungen.
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