Ein Mitarbeiter hat sich krank gemeldet und Sie wollen eine eAU-Abfrage durchführen? Erfahren Sie hier, wie und wo Sie diese auslösen können.
1. Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Pre-Payroll und dort zu Abwesenheiten. Es öffnet sich eine Übersicht aller bisher hinterlegten Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter.
2. Um eine Abwesenheit zu ergänzen, klicken Sie auf den Hinzufügen-Button, in der oberen rechten Ecke, dadurch wird eine neue Ansicht geöffnet, in der Sie die Abwesenheitsdaten ergänzen. Wählen Sie in den Pflichtfeldern die entsprechenden Angaben aus.
Hinweis: Der Toggle "eAU-Abfrage auslösen", erscheint erst, wenn Sie als "Grund der Abwesenheit": Krank und bei "Wurde ein Arzt aufgesucht?" ein "Ja" hinterlegen. Auch können Sie dann zwischen den Bescheinigungsarten "Elektronische Bescheinigung" oder "Papierbescheinigung" wählen.
WICHTIG: Um eine eAU-Abfrage durchführen zu können, muss der Status der Abwesenheit "geprüft" hinterlegt sein. Aktivieren Sie den Toggle, wenn eine eAU-Abfrage gewünscht ist.
3. Der Zeitpunkt der Abfrage ist davon abhängig, was in den Unternehmensdaten bzw. individualisiert bei dem Mitarbeiter unter "AU-Vorlagepflicht am" hinterlegt ist. Ist hier zum Beispiel am 4. Tag hinterlegt, erfolgt die Abfrage durch unser System automatisch "AU-Vorlagepflicht am" + 1 Tag.
Zur Info: Die Abfragen werden vom System automatisch einmal täglich ausgelöst.
4. Im System sind Validierungen hinterlegt, die vor der Abfrage durchgeführt werden. Ist beispielsweise der Mitarbeiter noch nicht beschäftigt, es ist keine SV-Nummer hinterlegt oder der Mitarbeiter privat versichert bzw. es ist keine gesetzliche Krankenkasse hinterlegt, bekommen Sie eine Hinweismeldung und die Abfrage wird nicht ausgelöst.
5. Sobald die eAU-Abfrage ausgelöst ist, wird der Status der Abwesenheit automatisch in "Angefragt" geändert.
6. Wenn es eine Antwort von der Krankenkasse gibt, wird der Status auf "Empfangen" geändert. Die Rückmeldung der Krankenkasse können Sie unter Meldungen > Sozialversicherung > Eingang einsehen.
7. Nun muss der Bearbeiter den Zeitraum prüfen. Stimmt dieser überein, ändert er den Status der Abwesenheit in "Freigegeben". Erst jetzt wird die Abwesenheit in der Payroll berücksichtigt.
Wichtig: Die Abwesenheit "Stationärer Aufenthalt" (auch teilstationär) ist vom eAU Verfahren ausgeschlossen, da die tatsächliche Inanspruchnahme einer solchen Behandlung erst im Rahmen der Abrechnung vom Krankenhaus übermittelt werden kann. Diese kann zeitlich erheblich (teilweise um Monate) versetzt zur Anfrage des Arbeitgebers sein.
Folgende eAU Rückmeldegründe gibt es aktuell:
„1“ = Unzuständige Krankenkasse/unbekannte Person
„2“ = AU (neu)
„3“ = Krankenhaus (neu)
„4“ = Nachweis liegt nicht vor
„5“ = Reha/Vorsorge (neu)
„6“ = Teilstationäre Krankenhausbehandlung (neu)
„7“ = In Prüfung (neu)
„8“ = Anderer Nachweis liegt vor (neu)
„9“ = Weiterleitungsverfahren (neu)
Bei den Rückmeldegründen „4“, „7“ und „9“ handelt es sich um Zwischennachrichten.
Nicht alles auf dem neusten Stand?
Unser System wird stetig weiterentwickelt und optimiert.
Schauen Sie gerne in unsere Release-Notes, dort informieren wir regelmäßig über aktuelle Informationen zu neuen Funktionen, Erweiterungen und Optimierungen.
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