In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie als Do it yourself Kunde bei der Anlage des Unternehmens und der Mitarbeiter achten müssen und wie Sie in wenigen Schritten eine "Standard-Payroll" im System abrechnen.
1. Anlage Unternehmen
Fügen Sie ihr Unternehmen über den Admin-Bereich hinzu. Navigieren Sie sich über Ihren Account-Button, oben rechts in der Ansicht, zum Punkt Administration. Über den Hinzufügen-Button legen Sie ein neues Unternehmen an. Füllen Sie die geforderten Daten sorgfältig aus. Das Feld “Als Testunternehmen erstellen?” wählen Sie nicht aus.
Nach Eingabe aller Daten schließen Sie den Prozess über den Speichern-Button ab. Nutzen Sie auch gerne unseren Artikel: Wie legt man ein Unternehmen an?
Ihr Unternehmen ist angelegt und Sie können nun die restlichen Unternehmensdaten ergänzen, Mitarbeiter anlegen oder weitere Einstellungen vornehmen.
Für das Durchführen der Payroll ist es wichtig, dass die obligatorischen Angaben wie Finanzamt und Anmeldezeitraum hinterlegt werden. Das System führt an verschiedenen Stellen eine Validierung der Eingabe durch - z.B. Unternehmens-, Betriebsnummer oder IBAN. Nutzen Sie hierzu auch unsere Ausfüllhilfe Unternehmensdaten.
Hinterlegen Sie die Daten für die Bereiche:
- Betriebsdaten
- als Ansprechpartner wird nicht der Payroll Spezialist (PRS) hinterlegt sondern der Ansprechpartner aus dem jeweiligen Unternehmen
- Bankverbindung
- Kostenstellen (optional)
- Beschäftigungsbetriebe
- Zeitmanagement
- Sozialversicherung
- die Krankenkassen werden mit der Anlage der Mitarbeiter automatisch in den Unternehmensdaten angelegt
- die UV - Stammdatenabfrage wird erst durchgeführt wenn das Unternehmen vollständig angelegt ist
- Steuer
- Finanzbuchhaltung
- Prüfung
- Kurzarbeit
- Insolvenz
- Einstellungen
Nutzen Sie gerne die weiteren Artikel rund um das Thema Unternehmen: Alle Helpdesk-Artikel zum Thema Unternehmen
2. Mitarbeiter anlegen
Legen Sie im nächsten Schritt die Mitarbeiter ihres Unternehmens an. Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zur Mitarbeiterübersicht. Klicken Sie auf den Hinzufügen-Button oben rechts in der Übersicht. Sie haben die Möglichkeit Mitarbeiter über die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) zu importieren oder manuell anzulegen.
Füllen Sie die Pflichtfelder mit den entsprechenden Daten aus. Klicken Sie auf Speichern und der neue Mitarbeiter ist angelegt. Der Mitarbeiter wird nun auch in der Übersicht angezeigt und Sie können weitere Daten ergänzen. Nutzen Sie auch gerne unseren Artikel: Wie legt man einen Mitarbeiter im Unternehmen an?
Für das Durchführen der Payroll ist es wichtig, dass die obligatorischen Angaben für die Payroll hinterlegt werden. Das System führt an verschiedenen Stellen eine Validierung der Eingabe durch - z.B. SV-Nummer oder IBAN. Nutzen Sie hierzu auch unsere Ausfüllhilfe: Ausfüllhilfe Mitarbeiterakte
Hinterlegen Sie die Daten für die Bereiche:
- Profil
- Beschäftigung
- Vergütung
- Sozialversicherung
- Steuer
Haben Sie in Ihrem Unternehmen privat versicherte Mitarbeiter oder Mehrfachtbeschäftige, hinterlegen Sie die entsprechenden Angaben in der Mitarbeiterakte unter dem Bereich Sozialversicherung:
Nutzen Sie gerne die weiteren Artikel rund um das Thema Mitarbeiter: Alle Helpdesk-Artikel zum Thema Mitarbeiter
3. Umlagesatz
Hinterlegen Sie nun in den Unternehmensdaten die Umlageart für jede Krankenkasse und auch, ob die Zahlung per Überweisung erfolgen soll. Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Unternehmen und dort zu Sozialversicherung und Krankenkassen. Nochmal der Hinweis: Sobald Sie einen Mitarbeiter anlegen und für diesen eine Krankenkasse hinterlegen, wird diese automatisch in den Unternehmensdaten hinterlegt.
Lesen Sie diesbezüglich auch gerne unseren Artikel: Wo kann der Umlagesatz einer Krankenkasse geändert werden?
4. Stamm- und Bewegungsdaten hinterlegen
Sobald ihr Unternehmen und die Mitarbeiter vollständig angelegt sind, können Sie unter Pre-Payroll Abwesenheiten, weitere Bezüge oder Auslandstätigkeiten anlegen. Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Pre-Payroll, dort zu Abwesenheiten und hinterlegen diese entsprechend: Wie hinterlegt man Abwesenheiten?
Wenn ihre Mitarbeiter zusätzlich zum Lohn/Gehalt weitere Bezüge erhalten soll, hinterlegen Sie diese entsprechend. Navigieren Sie sich dafür zum Unterpunkt Vergütung und Gesamtbezüge: Wo kann man Bezüge der Mitarbeiter hinzufügen oder bearbeiten?
Müssen Sie für ihr Unternehmen Vortragswerte erfassen, navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Pre-Payroll und dort zum Menüpunkt Vortragswerte. Wählen Sie den entsprechenden Bereich sowie Mitarbeiter aus und füllen die erforderlichen Felder für den Bereich aus: Wie hinterlegt man Vortragswerte?
Nutzen Sie gerne die weiteren Artikel rund um das Thema Pre-Payroll: Alle Helpdesk-Artikel zum Thema Pre-Payroll
5. Payroll berechnen
Wenn Sie alle lohnrelevanten Daten hinterlegt haben, können Sie die Payroll durchführen und sich die einzelnen Abrechnungen bzw. Probeabrechnungen ihrer Mitarbeiter, unter dem gleichnamigen Punkt, anschauen: Wie berechnet man die Payroll?
Nutzen Sie gerne die weiteren Artikel rund um das Thema Pre-Payroll: Alle Helpdesk-Artikel zum Thema Payroll
6. Meldungen
Nach dem Senden der Payroll werden alle Meldungen an die Sozialversicherungsträger (Krankenkassen) und das Finanzamt übermittelt: Was sollten Sie zum Thema Meldewesen wissen?
Nutzen Sie gerne die weiteren Artikel rund um das Thema Meldungen: Alle Helpdesk-Artikel zum Thema Meldungen
7. Dokumente
Des Weiteren wird ein Auswertungspaket sowie die Zahlungsdateien erstellt, die Sie unter Dokumente einsehen können. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, lohnrelevante Daten bereitzustellen und auszutauschen: Wo kann man lohnrelevante Dokumente bereitstellen?
8. Importe
Unter Importe erhalten Sie eine Übersicht aller bisher getätigter Importe - falls vorhanden: Wie kann ein DLS Import durchgeführt werden?
Nicht alles auf dem neusten Stand?
Unser System wird stetig weiterentwickelt und optimiert.
Schauen Sie gerne in unsere Release-Notes, dort informieren wir regelmäßig über aktuelle Informationen zu neuen Funktionen, Erweiterungen und Optimierungen.
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