Ihr Mitarbeiter hat Urlaub, ist krank oder aus einem anderen Grund abwesend?
Erfahren Sie hier, wie Sie neue Abwesenheiten hinterlegen oder bestehende Abwesenheiten bearbeiten können.
Nimmt ihr Unternehmen am Umlageverfahren bei Krankheit (U1) teil, weil Sie regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen? Dann prüfen Sie bitte, ob die Pflicht Umlage 1 in den Unternehmensdaten hinterlegt ist, damit AAG Anträge erstellt werden.
Hinweis: In der Ansicht Abwesenheiten werden aktuell die Arbeitstage, nicht die Kalendertage angezeigt. Im Bereich der Abwesenheiten wurde dieser Wert gewählt, da beispielsweise für die Abwesenheit Urlaub die Arbeitstage ausschlaggebend sind. Die Berechnungen und auch Meldungen, welche im Anschluss erzeugt werden, werden korrekt mit dem richtigen Wert berechnet.
WICHTIG: Für die Erstellung des AAG Antrages beim Stundenlöhnern und der Abwesenheit Krank muss zwingend die LA Krankheitslohn angegeben werden. Aufgrund dieser LA wird das weitergezahlte Bruttoarbeitsentgelt berechnet.
Im Bereich Abwesenheiten werden zukünftig weitere Anpassungen durchgeführt. Gerne informieren wir in den Release Notes über eventuelle Änderungen.
1. Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Pre-Payroll und dort zu Abwesenheiten. Es öffnet sich eine Übersicht aller hinterlegter Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter.
2. Um eine Abwesenheit zu ergänzen, klicken Sie auf den Hinzufügen-Button in der oberen rechten Ecke, dadurch wird eine neue Ansicht geöffnet, in der Sie die Abwesenheitsdaten ergänzen. Wählen Sie in den Pflichtfeldern die entsprechenden Angaben aus und speichern Sie den Eintrag im System.
Hinweis: Das Enddatum der Abwesenheit ist ein Pflichtfeld weil dadurch häufige Fehlerquellen in Meldungen und bei der Berechnung der Payroll vermieden werden.
3. Je nachdem welchen Grund der Abwesenheit Sie im Drop-down-Menü auswählen, können sich die Ansicht und die Pflichtfelder ändern.
4. Das Auswahlfeld "Bescheinigungsart" und der Toggle für "eAU-Abfrage auslösen" erscheint beispielsweise erst bzw. ist anwählbar, wenn:
- Sie den Status "Geprüft" hinterlegt haben,
- als "Grund der Abwesenheit": Krank und
- bei "Wurde ein Arzt aufgesucht": Ja ausgewählt haben.
5. Nach dem Speichern wird Ihnen die neue Abwesenheit in der Übersicht angezeigt. Zur Bearbeitung können Sie die erstellte Abwesenheit erneut anklicken und eventuelle Änderungen vornehmen oder den Status ändern.
6. Sobald Sie den Status der Abwesenheit auf "Freigegeben" setzen, wird diese in der Abrechnung berücksichtigt.
Wichtig: Abwesenheiten mit dem Status freigegeben, abgerechnet, Stornierungsanfrage oder storniert können nicht mehr editiert werden, da dies zu fehlerhaften Abrechnungen führen kann. Eine abgerechnete Fehlzeit kann nur korrigiert werden, in dem man sie storniert und neu anlegt.
7. Falls Daten falsch erfasst und / oder diese bereits abgerechnet wurden, müssen Sie diese Abwesenheit stornieren. Wählen Sie dafür in der entsprechenden Abwesenheit den Status "Stornierungsanfrage"
8. Die Stornierungsanfrage wird Ihnen nun unter Status in der Übersicht angezeigt.
9. Klicken Sie die entsprechende Abwesenheit erneut an. Nun erscheint zusätzlich der Status "Storniert" - wählen Sie diesen aus, um die Abwesenheit final zu stornieren. Im Anschluss legen Sie eine neue Abwesenheit mit den korrekten Daten an.
Wichtig: Wenn Sie Ihre Firma nach einem Systemwechsel neu im Tool angelegt haben, werden die Felder bei bestimmten Abwesenheiten erweitert, weil zusätzliche Angaben notwendig sind. Ein Beispiel hierfür ist z.B.
- Kinderkrankengeld: in diesem Fall werden beitragspflichtige Einmalzahlungen in den letzten zwölf Monaten vor Krankheitsbeginn zusätzlich angefragt
Nicht alles auf dem neusten Stand?
Unser System wird stetig weiterentwickelt und optimiert.
Schauen Sie gerne in unsere Release-Notes, dort informieren wir regelmäßig über aktuelle Informationen zu neuen Funktionen, Erweiterungen und Optimierungen.
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