A1-Bescheinigungen werden für die Entsendung von Mitarbeitern in einen anderen EU- oder EWR-Staat sowie der Schweiz verwendet. Der Begriff Entsendebescheinigung ist der umgangssprachliche Begriff für die "Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften". Die Bescheinigung ist der Nachweis dafür, dass die Rechtsvorschriften des Entsendestaates weitergelten.
Wichtig: Alle Angaben zur Person und zum Unternehmen werden aus den Stammdaten übernommen. Bitte überprüfen Sie vor dem Antrag, ob alle Angaben korrekt und vollständig sind. Aus den Unternehmensdaten werden beispielsweise die Rechtsform sowie der Wirtschaftssektor übernommen. Des Weiteren muss beim Mitarbeiter, für den die A1-Entsendung erstellt werden soll, in der Mitarbeiterakte unter Beschäftigung und Tätigkeit eine Tätigkeitsbezeichnung hinterlegt sein.
1. Um eine A1-Entsendung zu erstellen, navigieren Sie über das Headline-Menü zu Pre-Payroll und dann zum Menüpunkt Auslandstätigkeiten. Es öffnet sich die Listenansicht mit allen bisher angelegten Auslandstätigkeiten.
2. Klicken Sie auf den Hinzufügen-Button und es öffnet sich eine neue Eingabemaske. Füllen Sie die Pflichtfelder entsprechend aus.
3. Unter dem Punkt "Aufenthaltsorte (zu dienstlichen Zwecken)" haben Sie die Auswahl zwischen:
- Keine festen Einsatzstellen
- Feste Einsatzstellen - Achten Sie hier beim Hinterlegen des oder der Orte bitte speziell auf die Korrektheit der Postleitzahl, da eine Validierung eingebaut wurde, ob diese mit dem Ort übereinstimmt. Ansonsten werden Sie beim Absenden des Antrages eine Fehlermeldung bekommen.
- Schiff.
4. Die Eingabemaske erweitert sich, wenn Sie bestimmte Daten auswählen und zusätzliche Angaben gebraucht werden. Füllen Sie auch hier die Pflichtfelder aus und speichern die Eingaben.
5. Die erstellte Auslandstätigkeit erscheint nun in der Übersicht. Wollen Sie für diese Auslandstätigkeit eine A1-Entsendung erstellen, muss diese den Status genehmigt haben. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü rechts neben der entsprechenden Auslandstätigkeit.
6. Es öffnet sich eine neue Eingabemaske. Ergänzen Sie in den folgenden Schritten die entsprechenden Angaben. Im letzten Schritt geben Sie die Erklärung des Arbeitgebers ab und können die A1-Bescheinigung abschließend senden.
7. Sie bekommen eine Statusmeldung "Der A1-Antrag wurde versendet" und in der Übersicht ändert sich der Status von "A1 Genehmigt" auf "A1 Gesendet".
8. Unter dem Menüpunkt Payroll und Meldewesen können Sie im Ausgang den Antrag einsehen, der an die Krankenkasse gesendet wurde. Wenn der Antrag bei der Kasse eingegangen ist, ändert sich der Status auf "Empfangen" und dann ist es möglich über das 3-Punkte-Menü die Meldebescheinigung als PDF herunterzuladen.
9. A1-Anträge können bei Bedarf storniert oder korrigiert werden. Falls es nötig ist, den Antrag zu stornieren, navigieren Sie über das Headline-Menü zurück zu Pre-Payroll und dann zum Menüpunkt Zeitmanagement > Auslandstätigkeiten. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben den gesendeten A1-Antrag. Dort haben Sie die Möglichkeit zur Stornierung und Korrektur.
Wählen Sie A1 Antrag stornieren, ist kein neuer Antrag erforderlich und der bestehende wird storniert.
Wählen Sie A1 Antrag korrigieren, werden Sie nochmal in den bestehenden Antrag geleitet, Ihnen werden die ursprünglichen Daten angezeigt und diese können dann korrigiert werden. Beim Senden wird der ursprüngliche Antrag automatisch storniert und der neue versendet.
10. Hinweis zur A1-Ausnahmevereinbarung: wenn Sie diese erstellen wollen, ist es im Vorfeld erforderlich, dass Sie bei der Anlage der Auslandstätigkeit für den Mitarbeiter feste Einsatzstellen hinterlegen.
11. Das System bietet Ihnen dann unter dem Drei-Punkte-Menü zusätzlich die A1-Ausnahmevereinbarung an.
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