Sie wollen als Arbeitgeber mit der Rolle Standard oder als Payroll Specialist (PRS) einen Nutzer mit der Rolle “Mitarbeiter” anlegen?
Erfahren Sie hier, welche zwei Möglichkeiten der Anlage es gibt, um Ihren Mitarbeitern in Zukunft Zugriff auf ihre Dokumente mit Mitarbeiterbezug zu gewähren.
1. Eine Möglichkeit ist, die Rolle Mitarbeiter in den Unternehmenseinstellungen zu hinterlegen. Dafür muss der Mitarbeiter aber bereits in Ihrem Unternehmen angelegt sein und die bestehende Mitarbeiterakte wird dann mit der Rolle verknüpft.
Navigieren Sie sich dafür über das Headline-Menü zum Punkt Unternehmen und Nutzer. In der neuen Ansicht erscheint eine Übersicht aller bisher angelegten Rollen.
2. Klicken Sie, oben rechts, auf den Hinzufügen-Button. Es öffnet sich eine neue Eingabemaske und Sie können den entsprechenden Nutzer hinzufügen.
Die Rolle Arbeitnehmer ist vorausgefüllt. Wählen Sie den jeweiligen Mitarbeiter in der Drop-Down-Liste aus, wird die E-Mail mit der hinterlegten Adresse (falls vorhanden) aus der Mitarbeiterakte vorbelegt. Diese kann bei Bedarf aber auch editiert werden. Speichern Sie im letzten Schritt.
Hinweis: Nach dem ersten Speichern ist die E-Mail nicht mehr editierbar. Sollte sich die Mailadresse Ihres Mitarbeiters im Nachgang ändern, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
3. Der neue Nutzer mit der Rolle Arbeitnehmer erscheint nun in der Liste und wurde mit der bestehenden Akte verknüpft. Es wird eine Email zur Aktivierung des Paychex-Plus Accounts an den entsprechenden Nutzer versendet.
Ihre Mitarbeiter können sich nach erfolgreicher Aktivierung in Paychex Plus einloggen und ihre ihnen zugeordneten Dokumente mit Mitarbeiterbezug sehen und herunterladen.
4. Die zweite Möglichkeit, die Rolle Mitarbeiter anzulegen, finden Sie im Mitarbeiterbereich und können Sie direkt bei der Anlage des Mitarbeiters zuweisen. Navigieren Sie sich dafür über das Headline-Menü zum Punkt Mitarbeiter. In der Mitarbeiterübersicht klicken Sie, oben rechts, auf den Hinzufügen-Button.
5. In dem Fenster wählen Sie Manuell hinzufügen aus. Es öffnet sich eine neue Eingabemaske. Die Betriebsstätte und die Personalnummer sind vorausgefüllt, können aber von Ihnen, bei Bedarf, noch bearbeitet werden. Füllen Sie die restlichen Felder entsprechend aus.
Stellen Sie nun den Toggle Nutzer erstellen auf aktiv, erscheint ein zusätzliches Feld: E-Mail. Bitte hinterlegen Sie auch diese und Speichern.
6. Der Mitarbeiter erhält nun eine Email zur Aktivierung seines Paychex-Plus Accounts. Nach erfolgreicher Registrierung hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, sich einzuloggen und auf ein Dashboard, mit einer Liste der ihm zugewiesenen Dokumente, zuzugreifen, zu sehen und herunterzuladen.
Hinweis: Die Mitarbeiteransicht wird zukünftig noch angepasst und erweitert, so dass noch weitere Funktionen zur Verfügung stehen werden. Gerne informieren wir Sie in den Release Notes darüber.
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Paychex Plus wird stetig weiterentwickelt und optimiert.
Schauen Sie gerne in unsere Release-Notes, dort informieren wir regelmäßig über aktuelle Informationen zu neuen Funktionen, Erweiterungen und Optimierungen.
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