In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie als Standard bzw.Do it yourself Kunde bei der Anlage des Unternehmens und der Mitarbeiter achten müssen und wie Sie in wenigen Schritten eine "Standard-Payroll" im System abrechnen.
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Anlage Unternehmen
Fügen Sie ihr Unternehmen über den Admin-Bereich hinzu. Navigieren Sie sich über Ihren Account-Button , oben rechts in der Ansicht, zum Punkt Administration .
Über den Hinzufügen-Button legen Sie ein neues Unternehmen an. Füllen Sie die geforderten Daten sorgfältig aus .
Das Feld “Als Testunternehmen erstellen?” wählen Sie nicht aus.
Nach Eingabe aller Daten schließen Sie den Prozess über den Speichern-Button ab. Nutzen Sie auch gerne unseren Artikel: Wie legt man ein Unternehmen an?
Ihr Unternehmen ist angelegt und Sie können nun die restlichen Unternehmensdaten ergänzen, Mitarbeiter anlegen oder weitere Einstellungen vornehmen.
Hinweis
Für das Durchführen der Payroll ist es wichtig, dass die obligatorischen Angaben wie Finanzamt und Anmeldezeitraum hinterlegt werden. Das System führt an verschiedenen Stellen eine Validierung der Eingabe durch - z.B. Unternehmens-, Betriebsnummer oder IBAN.
Hinterlegen Sie die Daten für die Bereiche:
- Betriebsdaten
als Ansprechpartner wird nicht der Payroll Spezialist (PRS) hinterlegt sondern der Ansprechpartner aus dem jeweiligen Unternehmen
- Bankverbindung
- Beschäftigungsbetriebe
- Zeitmanagement
- Sozialversicherung
die Krankenkassen werden mit der Anlage der Mitarbeiter automatisch in den Unternehmensdaten angelegt
die UV - Stammdatenabfrage wird erst durchgeführt wenn das Unternehmen vollständig angelegt ist
- Steuer
- Finanzbuchhaltung
- Prüfung
- Kurzarbeit
- Insolvenz
- Einstellungen
Nutzen Sie gerne die weiteren Artikel rund um das Thema Unternehmen: Alle Helpdesk-Artikel zum Thema Unternehmen
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Mitarbeiter anlegen
Legen Sie im nächsten Schritt die Mitarbeiter ihres Unternehmens an. Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zur Mitarbeiterübersicht .
Klicken Sie auf den Hinzufügen-Button oben rechts in der Übersicht. Sie haben die Möglichkeit Mitarbeiter manuell anzulegen oder über die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) zu importieren .
Füllen Sie die Pflichtfelder mit den entsprechenden Daten aus. Klicken Sie auf Speichern und der neue Mitarbeiter ist angelegt.
Der Mitarbeiter wird nun auch in der Übersicht angezeigt und Sie können weitere Daten ergänzen. Nutzen Sie auch gerne unseren Artikel: Wie legt man einen Mitarbeiter im Unternehmen an?
Hinweis
Für das Durchführen der Payroll ist es wichtig, dass die obligatorischen Angaben für die Payroll hinterlegt werden. Das System führt an verschiedenen Stellen eine Validierung der Eingabe durch - z.B. SV-Nummer oder IBAN.
Hinterlegen Sie die Daten für die Bereiche:
- Profil
- Beschäftigung
- Vergütung
- Sozialversicherung
- Steuer
- Elterneigenschaft
Haben Sie in Ihrem Unternehmen privat versicherte Mitarbeiter oder Mehrfachtbeschäftige, hinterlegen Sie die entsprechenden Angaben in der Mitarbeiterakte unter dem Bereich Sozialversicherung:
Wie hinterlegt man eine private Krankenversicherung?
Wie hinterlegt man eine Mehrfachbeschäftigung?
Nutzen Sie gerne die weiteren Artikel rund um das Thema Mitarbeiter: Alle Helpdesk-Artikel zum Thema Mitarbeiter
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Umlagesatz
Hinterlegen Sie nun in den Unternehmensdaten die Umlageart für jede Krankenkasse und auch, ob die Zahlung per Überweisung erfolgen soll.
Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Unternehmen und dort zu Sozialversicherung und Krankenkassen. Nochmal der Hinweis: Sobald Sie einen Mitarbeiter anlegen und für diesen eine Krankenkasse hinterlegen, wird diese automatisch in den Unternehmensdaten hinterlegt.
Lesen Sie diesbezüglich auch gerne unseren Artikel: Wo kann der Umlagesatz einer Krankenkasse geändert werden?
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Stamm- und Bewegungsdaten hinterlegen
Sobald ihr Unternehmen und die Mitarbeiter vollständig angelegt sind, können Sie unter Pre-Payroll Abwesenheiten, weitere Bezüge oder Auslandstätigkeiten anlegen.
Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Pre-Payroll, dort zu Abwesenheiten und hinterlegen diese entsprechend: Wie hinterlegt man Abwesenheiten?
Wenn ihre Mitarbeiter zusätzlich zum Lohn/Gehalt weitere Bezüge erhalten soll, hinterlegen Sie diese entsprechend.
Navigieren Sie sich dafür zum Unterpunkt Vergütung und Gesamtbezüge: Wo kann man Bezüge der Mitarbeiter hinzufügen oder bearbeiten?
Müssen Sie für ihr Unternehmen Vortragswerte erfassen, navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Pre-Payroll und dort zum Menüpunkt Vortragswerte .
Wählen Sie den entsprechenden Bereich sowie Mitarbeiter aus und füllen die erforderlichen Felder für den Bereich aus: Wie hinterlegt man Vortragswerte?
Nutzen Sie gerne die weiteren Artikel rund um das Thema Pre-Payroll: Alle Helpdesk-Artikel zum Thema Pre-Payroll
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Payroll berechnen
Wenn Sie alle lohnrelevanten Daten hinterlegt haben, können Sie die Payroll durchführen und sich die einzelnen Abrechnungen bzw. Probeabrechnungen ihrer Mitarbeiter, unter dem gleichnamigen Punkt, anschauen: Wie berechnet man die Payroll?
Nutzen Sie gerne die weiteren Artikel rund um das Thema Payroll: Alle Helpdesk-Artikel zum Thema Payroll
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Meldungen
Nach dem Senden der Payroll werden alle Meldungen an die Sozialversicherungsträger (Krankenkassen) und das Finanzamt übermittelt: Was sollten Sie zum Thema Meldewesen wissen?
Nutzen Sie gerne die weiteren Artikel rund um das Thema Meldungen: Alle Helpdesk-Artikel zum Thema Meldungen
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Dokumente
Des Weiteren wird ein Auswertungspaket sowie Zahlungsdateien erstellt, die Sie unter Dokumente einsehen können.
Hier haben Sie auch die Möglichkeit, lohnrelevante Daten bereitzustellen und auszutauschen: Wo können lohnrelevante Dokumente abgerufen werden?
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Importe
Unter Importe erhalten Sie eine Übersicht aller bisher getätigter Importe - falls vorhanden. Sie haben hier die Möglichkeit:
- Lohnarten über eine Excel zu importieren
- Mitarbeiter über eine DLS Datei zu importieren oder
- Mitarbeiter E-Mail Adressen zu importieren.
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Home Bereich
Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Home.
In der neuen Ansicht öffnet sich das Dashboard und in den Kacheln erhalten Sie einen Überblick über die verschiedenen payroll-relevanten Bereiche.