Dokumentation

1. Nutzen

• Mit dieser Lösung können die meisten gängigen HR-Systeme mit minimalem Aufwand an Paychex angebunden werden.

• Es sind meist keine Anpassungen im HR-System erforderlich.

• Die Integration kann weitgehend direkt im Paychex-Frontend eingerichtet werden.

• Vorteil: Schnelle Einrichtung und automatisierter Datenaustausch zwischen HR-System und Paychex

2. Mitarbeiter Stammdaten 
(One-way: HR-System → Standard-Integration → Paychex Payroll)

Übertragene Datenfelder

Die standardisierte Integration unterstützt die Übermittlung folgender Mitarbeiterdaten:

• Persönliche Daten

  • Vorname

  • Nachname

  • Nationalität/Staatsangehörigkeit

  • Sozialversicherungsnummer

  • Steuernummer

  • Geschlecht

  • Geburtsdatum

• Beschäftigungsdaten

  • Vollzeit-/Teilzeitstatus

  • Startdatum

  • Austrittsdatum

  • Personalnummer

• Kontaktdaten

  • Adresse: Straße, Hausnummer, Adresszusatz, Postleitzahl

  • E-Mail

• Bankdaten

  • IBAN

  • BIC

  • Bankname

  • Kontoinhaber

• Gehaltsinformationen

  • Gehalt (monatlich/jährlich)

  • Höhe

3. Dokumentenübertragung 
(One-way: Paychex Payroll → Standard-Integration → HR-System)

• Lohndokumente

  • Paychex Payroll kann Lohnabrechnungsdokumente mit Mitarbeiterbezug automatisch an das HR-System übertragen. Die Dokumente werden dem jeweiligen Mitarbeiter in seinem Bereich angezeigt. Dies spart manuelles Hochladen.

  • Die Lohndokumente können nur übertragen werden, wenn Mitarbeiter Stammdatenintegration aktiviert wurde.

  • Bisher können nur wenige HRIS Systeme Lohndokumente Empfangen und es ist jede Anbindung einzeln zu prüfen. Generell sollen (laut Standard-Integration Dokumentation) folgende HRIS Systeme es erlauben: Gusto, HiBob, HR WORKS, HR4YOU, Kenjo, Personio, Workday, Zoho People

4. Weitere Funktionen

• Automatische Mitarbeiteranlage: Wird ein Mitarbeiter neu im HR-System angelegt, wird dieser automatisch auch in Paychex erstellt.

• Nachträgliches Mapping: Eine Integration kann auch später erfolgen. Dafür ist zwingend erforderlich, dass die Personalnummern im HR-System den Personalnummern in Paychex entsprechen.

• Weitere Informationen finden Sie unter https://www.kombo.dev/

5. Voraussetzungen für die Integration

• Für alle Mitarbeiter im HR System muss folgendes zutreffen:

  • Alle Mitarbeiter haben gültige Personalnummern (kleiner 9 Stellen, nur Zahlen und Buchstaben)

  • Alle Mitarbeiter haben exakt die gleichen Personalnummern im HR-System und in der Payroll

  • Alle Mitarbeiter sollen in die Payroll übertragen werden

  • Alle Mitarbeiter werden in der Payroll abgerechnet

• Match: Eine Firma im HR-System = eine Firma in der Payroll

• In den übertragenen Feldern (s.o.) werden keine Custom Fields im HR-System genutzt

6. Allgemeine Hinweise

• Paychex ist ausschließlich für das Übertragen der Daten an das HR-System verantwortlich. Für die Richtigkeit der Daten ist der Nutzer verantwortlich.

• Einstellungen im jeweiligen HR-System sind je nach Anbieter individuell und liegen im Aufgabenbereich des Nutzers.

• Die oben genannten Funktionalitäten müssen je HR-System geprüft werden, ob sie unterstützt werden.

• Erfahrungswerte liegen u. a. für folgende Systeme vor: HiBob, HR Works, Kenjo und Personio.

7. Rückfragen

Bei Rückfragen zur Standard-Integration Anbindung nutzen Sie bitte den Helpdesk und erstellen ein entsprechendes Ticket.