Wie kann ein DLS Import durchgeführt werden?

Um die Migration und Integration von Lohndaten aus verschiedenen externen Systemen zu erleichtern und zu standardisieren, wurde die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) in Paychex+ implementiert.

Diese Schnittstelle ermöglicht es, Daten gemäß der von der deutschen Finanzverwaltung vorgegebenen Struktur effizient, sicher und konform zu importieren. Die Implementierung verbessert die Benutzerfreundlichkeit für Endnutzer, stellt die Datenintegrität sicher und gewährleistet die Einhaltung der deutschen Lohnabrechnungsgesetze und -vorschriften.

 

Hinweis: Die DLS Datei hat ein vorgeschriebenes Format, welches durch das Finanzamt festgelegt wird und dort für die Lohnsteueraußenprüfung genutzt wird.

 

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1. Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Importe. In der neuen Ansicht erhalten Sie eine Übersicht aller bisher getätigter Importe - falls vorhanden. Klicken Sie auf Importieren und Sie können nun Mitarbeiter über DLS importieren.

 

 

2. Sie haben auch die Möglichkeit den DLS Import über die Mitarbeiterliste anzustoßen. Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Mitarbeiter und wählen dort Hinzufügen.

Sie haben nun die Auswahl zwischen:

- Manuell hinzufügen

- Digitale Lohnschnittstelle importieren

 

 

3. Wählen Sie den Import über einen der o.g. Wege aus, öffnet sich ein neue Ansicht und Sie können eine entsprechende DLS Datei auswählen.

Weiterhin haben Sie die Auswahl bestehende Daten zu überschreiben. Sollte es beispielsweise bereits einen Mitarbeiter mit der Personalnummer 1 im Unternehmen geben und Sie importieren eine DLS Datei, in der es ebenfalls eine Personalnummer 1, wird die bestehende entweder überschrieben oder es existieren nach dem Import zwei Mitarbeiter mit dieser Personalnummer.

 

Wichtig: Da die Daten beim Import nahtlos übernommen werden, muss die DLS immer aktuell gezogen werden, wenn ein Import erfolgen soll. Hier wurde systemseitig eine Validierung eingebaut, dass zwischen der DLS Datei und einem Systemwechsel keine zeitliche Lücke bestehen darf.

 

 

4. Nach getroffener Auswahl klicken Sie auf weiter und erhalten die Hinweismeldung:

"Möchten Sie die Mitarbeiter aus der DLS-Datei importieren? Mögliche Duplikate werden mit importiert. Bitte vervollständigen Sie im Nachgang die Daten der neuen Mitarbeiter."

Klicken Sie aus Mitarbeiter importieren. Sie erhalten die Info, dass der Import gestartet wird.

 

 

 

5. Der Import läuft asynchron im Hintergrund, d.h. je nachdem wie viele Mitarbeiter importiert werden sollen, kann der Import einige Minuten dauern. Die importierten Mitarbeiter werden nach und nach in der Mitarbeiterliste angezeigt.

 

Hinweis: Die importierten Mitarbeiter haben den Status: Unvollständig weil der DLS Import, in seinem standardisierten Format, nicht alle für die Mitarbeiterakte benötigten Daten enthält.

 

 

Bitte vervollständigen Sie nach dem Import die Daten entsprechend.

 

 

6. Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Importe. Dort können Sie die Import-Protokolle einsehen - z.B. ob der Import abgeschlossen wurde und dieser erfolgreich war.

 

Über das Drei-Punkte-Menü können Sie die entsprechende DLS Datei herunterladen.

 

 

7. Sollte das Importieren fehlschlagen erhalten Sie eine Fehlermeldung direkt beim Import. Der Import wurde abgebrochen und es wurden keine Datensätze in das System übernommen, z.B Aufgrund eines falschen Dateiformats. In diesem Fall prüfen Sie bitte die vorliegende DLS Datei.

 

 

8. Durch Klick auf den entsprechenden Import öffnen sich die Protokolldetails und durch einen weiteren Klick auf die Pfeiltasten können Sie die entsprechenden Einträge einsehen. Die Einträge sind nach Mitarbeiter aufgelistet und aufklappbar. 

 

 

9. Wie bereits erwähnt, sind die importierten Mitarbeiter nicht vollständig weil der DLS Import, in seinem standardisierten Format, nicht alle Daten enthält. Deshalb bekommen Sie in den Details, auch wenn der Import erfolgreich war, immer Warnhinweise, dass einige Werte im Mitarbeiterprofil leer sind. Diese sind bitte nachzupflegen.

 

 

10. Sollte der Status in den Details mit Abgebrochen ausgewiesen sein, können Sie in den Details einsehen, was der Auslöser bzw. der Fehler in der DLS Datei war.

 

Wichtig: Systemseitig wurde hier eine Validierung eingebaut:

- Name

- Vorname

- Geburtsname

- Geburtsdatum

müssen immer vorhanden sein.

 

 

11. Wichtig: Vorhandene Vortragswerte in der DLS Datei werden zwar mit importiert aber es werden nicht alle Vortragswerte importiert, da die Datei nicht alle vollständigen Daten beinhaltet.

Hier muss also manuell noch nachgepflegt werden. 

 

 

 

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