Sie haben die Möglichkeit, E-Mail-Adressen für bereits angelegte Mitarbeiter per Excel zu importieren.
Dies ist insbesondere für größere Unternehmen sinnvoll, bei denen Mitarbeiterdaten bereits vorhanden sind, E-Mail-Adressen jedoch nachträglich ergänzt werden sollen.
Optional können Mitarbeiter im Rahmen des Imports direkt zur Nutzung der Software eingeladen werden.
Wichtig
Über den Import können keine neuen Mitarbeiter angelegt werden. Es werden ausschließlich bestehende Mitarbeiter anhand der Personalnummer aktualisiert.
Mitarbeiter, bei denen bereits eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, werden nicht überschrieben.
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Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Importe. In der neuen Ansicht erhalten Sie eine Übersicht aller bisher getätigter Importe - falls vorhanden.
Klicken Sie auf Importieren und wählen Mitarbeiter-E-Mail importieren.
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Wählen Sie den entsprechenden Import aus, öffnet sich eine neue Ansicht - die Upload Seite - und Sie haben bei der ersten Nutzung bzw. bei Bedarf die Möglichkeit, die entsprechende Vorlage herunterzuladen.
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In der Vorlage haben Sie entsprechende Beispiele vorgegeben - diese sind vor dem Upload bitte zu löschen.
Hinterlegen Sie die gewünschten Angaben entsprechend der Vorlage bzw. der Beispiele.
Verwenden Sie bitte nur das vorgegebene Format in der Excel.
Folgende Angaben müssen gepflegt werden:
- Personalnr.
- Email
- Mitarbeiter einladen (optional).
Setzen Sie in der Spalte Mitarbeiter einladen den Wert auf Ja, wenn für den Mitarbeiter ein Nutzer erstellt werden soll. Der entsprechende Mitarbeiter bekommt dann eine E-Mail zur Account-Aktivierung und erhält Zugriff auf seine Daten.
Führende Nullen in Personalnummern werden systemseitig korrekt berücksichtigt.
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Laden Sie die befüllte Datei hoch und klicken auf Weiter.
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Sie bekommen eine Hinweismeldung:
"Möchten Sie die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter aus der Excel-Datei importieren?
Mitarbeiter, die zur Aktivierung markiert sind, erhalten eine Aktivierungs-E-Mail für die Anwendung."
Klicken Sie zum Bestätigen auf Mitarbeiter-E-Mail importieren. Sie erhalten die Info, dass der Import gestartet wird.
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Der Import läuft im Hintergrund, d.h. je nach Dateigröße kann der Import einen Moment länger dauern - währenddessen wird der Status Initiiert angezeigt.
Nach Abschluss wird der Importstatus angezeigt.
- Erfolgreich – alle Datensätze wurden verarbeitet.
- Zu Überprüfen – einige Datensätze konnten nicht importiert werden.
- Fehlgeschlagen – kein Datensatz konnte importiert werden.
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Durch Klick auf den entsprechenden Import öffnet sich das Protokoll und dort sehen Sie zeilenweise die erfolgreich importierten oder die abgebrochene Einträge, inklusive Fehlermeldung.
Wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus, öffnet sich eine Übersicht der aufgetretenen Fehler und Hinweise.
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Wenn in der Excel für eine Personalnummer bei Mitarbeiter einladen "Ja" hinterlegt wurde:
- der Mitarbeitende zuvor keine E-Mail-Adresse hatte und
- noch kein Benutzerkonto existiert
wird automatisch:
- die E-Mail-Adresse beim Mitarbeitenden gespeichert,
- ein Benutzerkonto mit der Rolle Mitarbeiter angelegt und
- eine Aktivierungs-E-Mail versendet.
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Systemseitig sind verschiedene Validierungen hinterlegt.
Der Eintrag wird beispielsweise in folgenden Fällen als Abgebrochen angezeigt:
- Die Personalnummer existiert nicht im Unternehmen oder hat das falsche Format, z.B. -10.
- Wenn für den Mitarbeiter oder Nutzer bereits eine E-Mail Adresse vorliegt.
- Die E-Mail-Adresse ungültig oder leer ist.
- Erforderliche Spalten fehlen oder falsch benannt sind.
- Korrigieren Sie die fehlerhaften Zeilen in der Excel-Datei und starten Sie den Import erneut. Bereits erfolgreich importierte Datensätze bleiben unverändert.