Sie haben die Möglichkeit, in Paychex Plus Lohnarten per Excel zu importieren, somit können Sie mehrere Lohnarten schneller ins System einspielen. Dies führt, gerade bei Firmen mit sehr vielen monatlich zu pflegenden Lohnarten, zu einer enormen Erleichterung und Zeitersparnis.
Wichtig: Durch den Import können keine neuen Lohnarten angelegt werden. Es können nur bereits vorhandene, auch bereits angelegte individuelle, Lohnarten importiert werden. Eventuelle Folgelohnarten werden systemseitig automatisch angelegt.
1. Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Importe. In der neuen Ansicht erhalten Sie eine Übersicht aller bisher getätigter Importe - falls vorhanden. Klicken Sie auf Importieren und Sie können nun Lohnarten über Excel importieren.
2. Wählen Sie den entsprechenden Import aus, öffnet sich eine neue Ansicht - die Upload Seite und Sie haben bei der ersten Nutzung bzw. bei Bedarf die Möglichkeit, die entsprechende Vorlage herunterzuladen.
3. In der Vorlage haben Sie zwei Beispiel-Lohnarten vorgegeben - diese sind vor dem Upload bitte zu löschen. Hinterlegen Sie die gewünschten Lohnarten entsprechend der Vorlage bzw. der Beispiele. Verwenden Sie bitte nur das vorgegebene Format in der Excel. Folgende Angaben müssen gepflegt werden:
- Personalnr.
- Gültig ab
- Gültig bis
- Lohnart
- Menge
(Anzahl der Stunden - dies muss nur gepflegt werden, wenn Sie eine Lohnart einspielen, die über Stunden gesteuert ist (z.B. Nachtzuschläge, Überstunden etc.)
- Faktor
(wenn ausschlaggebend für die Lohnart - dies ist der Wert von einer "Menge" - nur zu pflegen, wenn Sie eine Lohnart einspielen, die über Stunden gesteuert ist)
- Prozent
(wenn ausschlaggebend für die Lohnart)
- Betrag.
Hinweis: Für das Einspielen von Lohnarten bei denen nur ein Betrag angegeben wird (z.B. Sonderzahlungen, Verpflegungsmehraufwand, Mahlzeitenerstattung), müssen Sie nur die Felder: Gültig ab, Gültig bis, Lohnart und Betrag befüllen.
4. Laden Sie die befüllte Datei hoch und klicken auf Weiter.
5. Sie bekommen eine Hinweismeldung:
"Möchten Sie die Lohnarten aus der Excel-Datei importieren?
Vorhandene Lohnarten werden nicht überschrieben. Bitte kontrollieren Sie im Nachgang die hinzugefügten Lohnarten auf mögliche Duplikate."
Klicken Sie zum Bestätigen auf Lohnarten importieren. Sie erhalten die Info, dass der Import gestartet wird.
6. Der Import läuft im Hintergrund, d.h. je nachdem wie viele Lohnarten importiert werden sollen, kann der Import einen Moment länger dauern. Nach erfolgreichen Import ändert sich der Status von "Initiiert" auf "Erfolgreich".
7. Durch Klick auf den entsprechenden Eintrag öffnet sich das Protokoll und Sie können den Import nachvollziehen. Wählen Sie einen Mitarbeiter in der Liste aus, um direkt zum Bereich Pre-Payroll und den Gesamtbezügen zu gelangen. Sie können dort die importierten Lohnarten einsehen, eventuelle Doppelungen löschen oder weitere Anpassungen vornehmen..
8. Systemseitig sind verschiedene Validierungen hinterlegt. Sobald ein Fehler im Import existiert, wird dieser blockiert bzw. abgebrochen. Alle Daten im Import müssen korrekt sein, damit importiert werden kann.
9. Wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus, öffnet sich das Protokoll und Sie bekommen eine Übersicht der aufgetretenen Fehler und Hinweise zu den fehlenden Informationen.
Der Import wird beispielsweise in folgenden Fällen blockiert:
- die Werte, wie Personalnummer, Lohnart, Menge oder Betrag sind leer,
- die Werte in Menge, Faktor, Prozent sind ungleich dem Betrag,
- die Personalnummer oder die Lohnart existieren nicht,
- es wurde eine System- bzw. Folgelohnart eingegeben,
- der Wert unter Monat wurde nicht als Zahl eingegeben oder
- der Monat der Lohnart liegt vor dem Startdatum des Unternehmens
- "Gültig bis" muss gleich oder später als "Gültig ab" sein
- Einmalzahlungen dürfen nicht nach dem Austrittsdatum liegen.
10. Ergänzen bzw. korrigieren Sie die entsprechenden Daten. Dann starten Sie den Import erneut, so dass der Import erfolgreich durchläuft und alle Lohnarten importiert werden.
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Paychex Plus wird stetig weiterentwickelt und optimiert.
Schauen Sie gerne in unsere Release-Notes, dort informieren wir regelmäßig über neue Funktionen sowie aktuelle Erweiterungen und Optimierungen.