Die Workbench ist ein zentrales Organisations- und Steuerungstool zur Verwaltung aller relevanten Payroll-Prozesse innerhalb von Paychex Payroll.
Zugriff auf die Workbench haben ausschließlich Nutzer mit der Rolle Payroll Specialist (PRS).
PRS betreuen Mandanten, erstellen deren Lohnabrechnungen, kommunizieren mit ihnen und koordinieren interne Abläufe.
Über die Workbench erhalten die PRS eine vollständige Übersicht aller betreuten Kunden sowie alle relevanten Informationen rund um die monatliche Abrechnung.
Statusfelder, Filter- und Suchfunktion gewährleisten eine schnelle und benutzerfreundliche Bedienung bei der Arbeit mit mehreren hundert Mandanten.
Wofür dient die Workbench und wie wird sie im täglichen Arbeiten genutzt?
Sie ermöglicht:
- Zentrale Verwaltung der Kunden und ihres Abrechnungsstatus
- Abrechnungsprozesse transparent und planbar zu machen
- Planung und Steuerung der monatlichen Lohnläufe anhand von Fälligkeitstermine
- Überblick über automatische Abrechnungen und Schätzmandate
- Effiziente Bearbeitung von Kundenanfragen sowie Überblick über neue Nachrichten und Rückmeldungen
- Strukturierung von Verantwortlichkeiten, Vertretungen und teaminternen Ressourcen
- Transparente Übersicht über Arbeitslasten und die Auslastung des Teams
- Identifikation von Kunden mit fehlenden Daten zur Sicherstellung fristgerechter Abrechnungen
Die Workbench besteht aktuell aus zwei Bereichen:
Meine Unternehmen
Mein Team
1. Navigieren Sie sich über Ihren Account-Button, oben rechts in der Ansicht, zum Punkt Workbench.
2. Es öffnet sich der Bereich Meine Unternehmen mit der zentralen Tabelle zur Verwaltung aller ihrer Kunden.
Die Unternehmens- bzw. Kundenansicht zeigt die Anzahl ihrer zugeordneten Unternehmen und die Summe der Mitarbeiter.
In der Liste sehen Sie auf einen Blick:
- den Unternehmensnamen und die Kundennummer zur eindeutigen Identifikation des Kunden
- die Anzahl der aktiven Mitarbeiter, sowie ein Hinweis falls Mitarbeiter unvollständig angelegt sind
- den Posteingang - in der Spalte wird die Anzahl der ungelesenen Nachrichten und die Gesamtzahl der Nachrichten im Posteingang angezeigt
- den Payroll Status:
- Nicht berechnet
- Vorschau – Abrechnung erstellt, aber noch nicht freigegeben
- Freigegeben – Kunde hat die Abrechnung bestätigt
- Gesendet – Abrechnung wurde final übermittelt
- die Mandantengruppe zur Zuordnung des Unternehmens zu einer Gruppe, z. B. bei Betreuung mehrerer Firmen eines Konzerns
- der Abrechnungstag, das Datum, bis wann die monatliche Abrechnung final gesendet werden muss
- den Lohnsachbearbeiter - der hauptverantwortliche Abrechner (PRS) für den Kunden kann hier hinterlegt bzw. bearbeitet werden
- die 1. Vertretung und 2. Vertretung - zu hinterlegende Vertretungen für den Mandanten wenn der Haupt PRS abwesend ist
(In den Spalten PRS wurde ein Dropdown Menü eingebaut, sodass die im Unternehmen angelegten PRS schneller auswählbar sind) - die terminierte Abrechnung:
- Ja: Kunde liefert keine monatlichen Daten - Abrechnung zu einem bestimmten Datum
- Nein: Kunde liefert monatliche Informationen
-
Schatzmandat:
- Ja: Abrechnung darf bis zum 10. des Folgemonats erfolgen
- Nein: Regulärer Abrechnungsturnus
- Letzte Abrechnung - Datum der letzten erstellten Lohnabrechnung
- Mandantennummer und Betriebsnummer - weitere Identifikationsmerkmale des Unternehmens
- Erster Abrechnungsmonat - Zeitpunkt, ab dem der Kunde in Paychex Payroll abgerechnet wird
- Ausgewähltes Service-Paket - zeigt das aktuelle Preispaket des Kunden an: Standard, Assisted, Expert oder Classic
Hinweis: Beim Navigieren in der Liste wird Ihnen Auffallen, dass der Mauszeiger bei bestimmten Bereichen - z.B. Unternehmen, Mitarbeiter. Payroll Status oder anderen klickbaren Elementen, nicht als normaler Cursor angezeigt wird sondern ein Finger-Symbol erscheint. Klickt man auf diese Bereiche, wird man automatisch zum entsprechenden Detailbereich weitergeleitet.
3. In der Workbench haben Sie, rechts über der Tabelle, die Such- und Filterfunktionen.
Sie haben dort die Möglichkeit, die Liste gezielt zu durchsuchen oder zu filtern. Alle Filter können kombiniert werden, um die Ansicht individuell anzupassen.
4. Die Tabelle lässt sich durch ihre Anpassungsmöglichkeiten an Ihren eigenen Arbeitsalltag anpassen.
Sie können die Breite der Spalte verändern sowie die Spalten individuell anordnen und sortieren, so wie Sie am Besten damit arbeiten können.
Durch die Änderung der Reihenfolge oder das Ausblenden von Spalten können Sie sich die nur für Sie relevanten Informationen anzeigen lassen.
Wenn Sie zum Beispiel die Mandantennummer nicht benötigen, können sie die entsprechende Spalte ausblenden und die Tabelle wird dadurch übersichtlicher.
Hinweis: Vorgenommene Benutzereinstellungen (z. B. Spaltengrößen, Reihenfolge, Filter) sind für die nächste Sitzung gespeichert.
5. Über den Pfeil, vor jedem Unternehmen, können Sie das Notizfeld ausklappen und spezifische Informationen für jeden Ihrer Kunden hinterlegen.
6. Wechseln Sie auf den Reiter Mein Team:
sehen Sie als Payroll Specialist (PRS) die Abwesenheiten der anderen PRS.
sehen Sie als Teamleiter die Anzahl der Unternehmen, für die die Lohnabrechner bzw. PRS in ihrem Team verantwortlich sind, inklusive der Mitarbeiterzahl der Firmen bzw. wie viele Gehaltsabrechnungen zugewiesen sind und wer im Falle einer Abwesenheit als Vertretung fungiert.
Der Bereich Mein Team zeigt somit eine monatliche Übersicht über die Payroll-Ressourcen und Kapazitäten. Im oberen Bereich wird immer der aktuellste Monat angezeigt.
7. Als Teamleiter können Sie die Abwesenheitszeiten für ihre PRS einsehen und mithilfe eines einfachen Eingabeformulars hinzufügen, bearbeiten und löschen, damit Sie eine genaue Abwesenheitsverfolgung gewährleisten können.
Klicken Sie dafür einfach auf das Drei-Punkte-Menü neben dem entsprechenden PRS. Dann haben Sie die Möglichkeit:
- eine Abwesenheit hinzuzufügen oder
- bestehende Abwesenheiten zu verwalten.
8. Sobald ein PRS abwesend oder inaktiv ist, wird eine Warnung in Form eines Warndreiecks angezeigt. Über den Pfeil können Sie die Details einblenden und sehen wer als aktuelle Vertretung für die einzelnen Unternehmen hinterlegt ist.
Systembenachrichtigungen, die normalerweise an den Haupt-PRS gehen, werden nun während seiner Abwesenheit an den aktiven Stellvertreter weitergeleitet.
Sollte keine PRS-Zuweisung erfolgt sein oder alle zuständigen PRS einer Firma abwesend sein, bekommt der Teamleiter eine E-Mail Benachrichtigung. Damit werden das Payroll-Team und der Teamleiter unmittelbar informiert und können rechtzeitig reagieren.