Sie wollen für Ihren Mitarbeiter eine Arbeitsbescheinigung erstellen? Erfahren Sie hier, wie und wo Sie diese anlegen können.
Eine Arbeitsbescheinigung wird benötigt, wenn ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis endet und der ehemalige Beschäftigte Arbeitslosengeld beantragt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitsbescheinigung auszustellen und an die Agentur für Arbeit zu übermitteln. Die Verpflichtung besteht aber nur, wenn dies vom (ehemaligen) Beschäftigten oder der Agentur für Arbeit ausdrücklich verlangt wird.
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Navigieren Sie sich im Headline-Menü zum Menüpunkt Meldungen und wählen dort Bescheinigungen.
In der neuen Ansicht werden, falls vorhanden, alle bisher erstellten Bescheinigungen angezeigt.
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Zum Erstellen der Bescheinigung klicken Sie auf den Hinzufügen-Button. Sie können dann zwischen:
- Arbeitsbescheinigung (§312 SGB III)
- EU-Arbeitsbescheinigung (§312a SGB III)
- Nebeneinkommensbescheinigung (§313 SGB III) wählen.
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Nach der entsprechenden Auswahl - in diesem Fall "Arbeitsbescheinigung (§312 SGB III)" - wird ein neues Formular geöffnet.
Wählen Sie im Schritt 01 Allgemein den entsprechenden Mitarbeiter aus. Sie können hier außerdem angeben, ob der Übermittlungszeitraum der Entgeltdaten auf maximal 24 Monate verlängert werden soll.
Wichtig
Der Mitarbeiter muss bereits ausgetreten sein - d.h. dass das Austrittsdatum vor der Berechnung hinterlegt und für den Austrittsmonat die Payroll gesendet werden muss.
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Durch Klick auf Weiter öffnet sich Schritt 02 Mitarbeiter. Die Daten sind hier bereits aus vorausgefüllt.
Da das System sich die entsprechenden Daten aus dem Mitarbeiterprofil zieht, stellen Sie bitte im Vorfeld sicher, dass diese alle korrekt hinterlegt sind.
Sollte der zu bescheinigende Zeitraum nicht vollständig über das System abgerechnet worden sein - z.B. wegen eines Systemwechsels - erhalten Sie, wie in diesem Fall, eine Hinweismeldung.
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Hinterlegen Sie, wenn nicht bereits vorausgefüllt, die erforderlichen Daten in den nächsten Schritten:
- Schritt 03 Arbeitszeit
- Schritt 04 Beendigung
- Schritt 05 Befristung
- Schritt 06 Kündigung
- Schritt 07 Kündigungsfrist
- Schritt 08 Zusatzleistung bei Beendigung.
Viele Felder werden durch das System vorausgefüllt und zusätzliche Pflichtfelder müssen durch Sie vervollständigt werden.
Die Eingabemaske ist dynamisch, das heißt je nach Eingabe kann sich die Ansicht ändern.
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Im letzten Schritt klicken Sie nach Eingabe aller Daten auf Senden und bekommen dann eine entsprechenden Statusmeldung, dass die Bescheinigung gesendet wurde.
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Die Bescheinigung wird Ihnen nach Versenden unter Bescheinigungen im Ausgang angezeigt und Sie haben durch Klick auf die entsprechende Bescheinigung, die Möglichkeit sich die Meldungsdetails anzuschauen oder über das 3-Punkte-Menü, die Meldebescheinigung herunterzuladen.
Hinweis
Das System lässt es nicht zu, eine Bescheinigung mit denselben Angaben erneut zu senden. Sie bekommen in diesem Fall eine Hinweismeldung. Sollten Sie aber eine weitere Bescheinigung erstellen, weil in der ersten Bescheinigung Daten inkorrekt waren, kann diese erneut versendet werden.
Wichtig
Der letztezu bescheinigende Monat muss immer vollständig sein. Das heißt, untermonatige Austritte werden bis zum vorletzten abgerechneten Monat mitgeschickt.
Sollte der Mitarbeiter den ersten Monat im System abgerechnet werden (Eintritt oder Systemwechsel) und in dem selben Monat untermonatig austreten, liegt kein vollständiger Monat vor und die Bescheinigung kann nicht erstellt werden. In diesem Fall muss die Bescheinigung bitte über das Vorabrechnungssystem oder das SV-Meldeportal erstellt werden.