Der Buchungsbeleg dient zur Übergabe der Payroll-Daten an die Finanzbuchhaltung und enthält sämtliche lohnrelevanten Buchungen eines Abrechnungsmonats.
Mit dem Buchungsbeleg stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Nachvollziehbarkeit der Buchungen
- Analyse von Differenzen im Buchungsbeleg
- Prüfung von individuellen Buchungen und Korrekturen
- Identifikation fehlerhafter Lohnarten oder Einstellungen
- Kontrolle von Umlagen und Gegenbuchungen
- Unterstützung bei der Fehlersuche vor der Payroll-Freigabe
Erfahren Sie hier, wie Sie den Buchungsbeleg erstellen und welche Ursachen für Differenzen geprüft werden sollten.
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Navigieren Sie über das Headline-Menü zum Menüpunkt Payroll.
Über diese Ansicht können Sie alle lohnabrechnungsrelevanten Daten einsehen.
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Um den Buchungsbeleg zu erstellen, klicken Sie rechts oben, neben der Monatsauswahl, auf das Drei-Punkte-Menü.
Es öffnet sich ein Fenster und Sie können „Buchungsbelege erstellen“ auswählen.
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Das Fenster schließt sich, Sie bekommen einen Hinweis, dass die Dokumente im Hintergrund erstellt werden und nach Fertigstellung unter Dokumente abgelegt werden.
Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Dokumente.
Die Vorschau für den Buchungsbeleg ist in verschiedenen Formaten erstellt. Klicken Sie auf die entsprechende Datei und der Buchungsbeleg wird heruntergeladen.
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Der Buchungsbeleg in der Excel-Version enthält im ersten Tabellenblatt bzw. Reiter den regulären Buchungsbeleg und in den weiteren Reitern die Buchungsbelege auf Mitarbeiterebene also für jeden einzelnen Mitarbeiter.
Anmerkung
Schätzfirmen sind ausgeschlossen, d.h. bei Schätzern enthält die Excel-Version weiterhin nur einen Reiter, der die gesamten Buchungen zeigt.
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Wenn die Kontrollsumme ungleich 0 ist, wird die Payroll durch den Buchungsbeleg blockiert. Es erscheint eine Fehlermeldung:
„Die Payroll kann nicht freigegeben werden. Es besteht eine Differenz im Buchungsbeleg.“
Anmerkung
Wird durch eine Differenz im Buchungsbeleg die Payroll blockiert, wird zusätzlich eine Excel auf Mitarbeiterebene erstellt, die nur die Mitarbeiter mit Differenz ausweist. Diese wird in der Fehlermeldung verlinkt. Dadurch können Differenzen gezielt einzelnen Mitarbeitern zugeordnet und nachvollzogen werden.
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Folgende Ursachen können zu einer Differenz führen und müssen geprüft werden:
- Krankenversicherung falsch geschlüsselt
Ein Mitarbeiter ist beispielsweise mit den Schlüsseln 101 / 9111 angelegt, gleichzeitig ist jedoch unter Krankenkasse „gesetzlich versichert“ ausgewählt.
Typischer Hinweis: Die Differenz entspricht 848,62 € oder einem Vielfachen davon.
Dabei handelt es sich meist um den Krankenversicherungsbeitrag. Prüfen Sie die hinterlegte Krankenversicherung und die Sozialversicherungsschlüssel des Mitarbeiters.
- Entgeltumwandlung (außer BAV) ohne hinterlegtes Gehalt/Lohn
Differenzen können entstehen, wenn bei Mitarbeitern mit Entgeltumwandlung kein Gehalt/Lohn hinterlegt wurde und notwendige Stundenwerte fehlen.
Dies tritt häufig auf, wenn die Payroll berechnet wird, jedoch die Stunden für Mitarbeiter mit Entgeltumwandlung noch nicht gepflegt wurden.
- Individuell angelegte Lohnart fehlerhaft
Entspricht die Kontrollsumme der Höhe der Buchung der individuell angelegten Lohnart oder der Summe von mehreren, nehmen Sie bitte ein Ticket bei unserem Support auf.
Wir prüfen, ob die Lohnart korrekt eingerichtet wurde. Eventuell muss in der Lohnart eine Einstellung ergänzt werden.
- Umlagen
Weist die Differenz der Kontrollsumme nur einen kleinen Betrag aus, kann der Grund dafür sein, dass für einen Geschäftsführer mit den Schlüsseln 900/0000 die Umlage U2 und/oder U3 hinterlegt wurde.
Prüfen Sie die hinterlegten Umlagen des Mitarbeiters.
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Wenn keine der genannten Ursachen zutrifft, handelt es sich möglicherweise um einen bisher unbekannten Systemfehler oder fehlerhafte Eingaben.
Bitte erstellen Sie in diesem Fall ein Ticket beim Support.