Sie haben die Möglichkeit, Abschlagszahlungen für Mitarbeiter manuell hinzuzufügen oder per Excel zu importieren.
Dies ist insbesondere für größere Datenmengen sinnvoll.
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Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Importe. In der neuen Ansicht erhalten Sie eine Übersicht aller bisher getätigter Importe - falls vorhanden.
Klicken Sie auf Importieren und wählen Abschlagszahlungen über Excel.
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Sie haben auch die Möglichkeit, die Excel im Bereich Pre-Payroll, Vergütung und Abschlagszahlungen zu importieren.
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Wählen Sie den entsprechenden Import aus, öffnet sich eine neue Ansicht - die Upload Seite - und Sie haben bei der ersten Nutzung bzw. bei Bedarf die Möglichkeit, die entsprechende Vorlage herunterzuladen.
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In der Vorlage haben Sie entsprechende Beispiele und HInweise vorgegeben - diese sind vor dem Upload bitte zu löschen.
Hinterlegen Sie die gewünschten Angaben entsprechend der Vorlage bzw. der Beispiele.
Verwenden Sie bitte nur das vorgegebene Format in der Excel.
Folgende Angaben können oder müssen hinterlegt werden:
- Personalnr. (erforderlich)
- Beginn (optional)
- Ende (optional)
- Betrag (erforderlich)
- SEPA-Fälligkeitstag (optional).
Wenn Sie kein Beginn Datum auswählen, wird automatisch der aktuelle Abrechnungsmonat hinterlegt.
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Laden Sie die befüllte Datei hoch und klicken auf Prüfen.
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Es öffnet sich eine neue Ansicht: Daten überprüfen.
Sie bekommen die Hinweismeldung "Es werden nur valide Daten importiert. Einzelne Zeilen können durch Klick auf den Pfeil bearbeitet und über das Papierkorbsymbol entfernt werden."
Ihnen wird angezeigt wie viele der Daten importierbar und nicht importierbar sind. In der Anzeige darunter sehen Sie die genaue Auflistung und den Status.
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Sie haben über das Löschsymbol, rechts neben jedem Eintrag, die Möglichkeit, entsprechende Datensätze zu löschen. Bestätigen Sie den Vorgang.
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Durch Klick auf den Pfeil, vor jedem Eintrag, öffnet sich dieser entsprechend. Ihnen wird angezeigt, warum die Daten nicht importierbar sind, zum Beispiel
- negativer Betrag
- falscher Fälligkeitstag oder
- unbekannte Personalnummer.
Sie können die Daten direkt anpassen bzw. berichtigen und Importieren diese dann.
Hinweis: Sie können auch mit nicht importierbaren Daten fortfahren, diese werden dann beim Import nicht berücksichtigt.
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Sie bekommen die HInweismeldung:
"Möchten Sie die Abschlagszahlungen aus der Excel-Datei importieren?
Vorhandene Abschlagszahlungen werden nicht überschrieben. Bitte kontrollieren Sie im Nachgang die hinzugefügten Abschlagszahlungen auf mögliche Duplikate."
Bestätigen Sie den Vorgang mit "Daten importieren".
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Der Import läuft im Hintergrund, d.h. je nach Dateigröße kann der Import einen Moment länger dauern - währenddessen wird der Status "Wird verarbeitet" angezeigt.
Nach Abschluss ändert sich der Importstatus auf "Erfolgreich".
Durch Klick auf den entsprechenden Import öffnet sich das Protokoll und dort sehen Sie zeilenweise die importierten Einträge.
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Die importierten Abschlagszahlungen werden Ihnen nun unter Pre-Payroll, Vergütung und Abschlagszahlung angezeigt.
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Wollen Sie nun für alle oder einzelne Zahlungen eine SEPA-Datei erstellen, können Sie die entsprechenden Mitarbeiter über die Multi-Select Auswahl, links vor den Namen auswählen. Dann erscheint statt der Such- und Filterfunktion der SEPA-Datei erzeugen- sowie die Bearbeitungs-Buttons.
Schauen Sie für weitere Informationen, wie die SEPA Erstellung oder das Bearbeiten von Abschlagszahlungen, auch gerne in unseren Artikel: Wie werden Abschlagszahlungen erfasst, ausgezahlt und verrechnet?