Abschlagszahlungen ermöglichen es, Mitarbeitern bereits vor dem regulären Lohnabrechnungslauf einen Teil ihres Nettoentgelts auszuzahlen. Die ausgezahlten Beträge werden bei der nächsten Payroll-Abrechnung automatisch als Nettoabzug berücksichtigt und verrechnet.
Abschlagszahlungen können einmalig oder regelmäßig angelegt werden.
Erfahren Sie hier, wie Sie Abschlagszahlungen erfassen, auszahlen und verwalten.
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Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Pre-Payroll und Vergütung. Dort wählen Sie den Bereich Abschlagszahlungen.
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Über den Hinzufügen Button können Sie eine Abschlagszahlung erfassen. Hinterlegen Sie die erforderlichen Angaben.
Einmalige Abschlagszahlung: Eine Abschlagszahlung wird als einmalig behandelt, wenn Beginn und Ende denselben Monat enthalten. Die Zahlung wird nur einmal berücksichtigt und anschließend automatisch beendet.
Regelmäßige Abschlagszahlung: Für regelmäßige Abschlagszahlungen wird ein Beginn hinterlegt. Das Feld Ende bleibt leer. Die Abschlagszahlung wird anschließend für jeden weiteren Abrechnungszeitraum berücksichtigt, bis ein Enddatum hinterlegt wird.
SEPA-Fälligkeitsdatum: Hier hinterlegen Sie den entsprechenden Tag (1-31). Die Angabe wird für die Erstellung der SEPAs benötigt.
Hinweis: Sollten Sie eine regelmäßige Abschlagszahlung anlegen und im Startmonat als SEPA-Fälligkeitsdatum die 31 hinterlegen, weil dies in diesem Monat der letzte Tag ist, hinterlegt das System in den folgenden Monaten entsprechend die 30, wenn der Monat nur 30 Tage hat oder auch die 28, je nach Anzahl der Tage im Monat.
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Nach dem Speichern wird Ihnen die Abschlagszahlung in der Übersicht angezeigt.
Wollen Sie nun für alle oder einzelne Zahlungen eine SEPA-Datei erstellen, können Sie die entsprechenden Mitarbeiter über die Multi-Select Auswahl, links vor den Namen auswählen. Dann erscheint statt der Such- und Filterfunktion der SEPA-Datei erzeugen Button.
Die SEPA-Datei wird im Hintergrund erstellt, Der Status der entsprechenden Abschlagszahlung ändert sich von "Erfasst" in "Ausgezahlt".
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Neben der Erstellung der SEPA-Dateien, im CSV- und XML-Format, wird auch automatisch eine Zahlungsübersicht, im PDF- und Excel-Format, erzeugt.
Die Dateien werden Ihnen unter Dokumente zur Verfügung gestellt.
Hinweis
Bei der Erstellung der SEPA-Datei werden alle ausgewählten Abschlagszahlungen in einer gemeinsamen Zahlungsdatei zusammengefasst.
Das hinterlegte Fälligkeitsdatum wird für die SEPA-Zahlung verwendet. Wird kein Fälligkeitsdatum angegeben, erfolgt die Verarbeitung gemäß den Standardvorgaben des Zahlungsverkehrs.
Für Mitarbeitende mit einem Austrittsdatum werden keine SEPA-Zahlungen nach dem Austritt erzeugt.
Die Zahlungsübersicht enthält alle in der SEPA-Datei berücksichtigten Abschlagszahlungen.
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Sobald für eine Abschlagszahlung eine SEPA-Datei erstellt wird, wird automatisch für den entsprechenden Mitarbeiter die Lohnart - 4055 - Bereits ausgezahlt (Nettoabzug) - erzeugt und unter Pre-Payroll im Bereich Gesamtbezüge angelegt.
Die systemseitig erzeugte Lohnart kann nicht bearbeitet werden. Wird ein Mitarbeitender kopiert, werden bestehende Abschlagszahlungen ebenfalls übernommen.
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Sie haben die Möglichkeit Abschlagszahlungen zu bearbeiten. Die entsprechenden Buttons (Zurücksetzen und Löschen) finden Sie rechts neben dem entsprechenden Eintrag.
Beim Zurücksetzen wird die zugehörige Lohnkomponente entfernt und der Status der Abschlagszahlung wieder auf „Erfasst“ gesetzt.
Das Löschen ist möglich, sofern die Abschlagszahlung noch nicht in einem Vormonat abgerechnet wurde.
Nach dem Zurücksetzen oder Löschen einer Abschlagszahlung muss die Payroll neu berechnet werden.
Abschlagszahlungen im Status Erfasst können gelöscht oder bearbeitet. Wählen Sie die entsprechende Zahlung aus. Im Bearbeitungsmodus können Sie alle Felder, außer den Beginn, anpassen.
Abschlagszahlungen im Status Ausgezahlt können zurückgesetzt (danach auch gelöscht) oder bearbeitet werden. Im Bearbeitungsmodus kann hier ausschließlich das Feld Ende angepasst werden.
Tragen Sie ein Datum ein und speichern Sie die Änderung. Nach Erreichen dieses Datums wird keine weitere Abschlagszahlung mehr erzeugt.
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Nach der Abrechnung ändert sich der Status der entsprechenden Abschlagszahlung in Abgerechnet. Sie können diese nun nicht mehr bearbeiten.
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Die Abschlagszahlung wird als Nettoabzug mit der Lohnart 4055 - Bereits ausgezahlt - auf dem Lohnzettel ausgewiesen.
Die Verrechnung wird im Buchungsbeleg korrekt berücksichtigt. Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, welche Beträge bereits ausgezahlt und verrechnet wurden.
Hinweis
Sollte die Summe der ausgezahlten Abschlagszahlungen für den Monat den Netto-Verdienst übersteigen, bekommen Sie auf dem Lohnzettel einen entsprechenden Hinweis, dass dadurch ein negativer Auszahlungsbetrag entsteht.
Hinweis
Damit Abschlagszahlungen korrekt verarbeitet werden können, werden verschiedene Plausibilitätsprüfungen durchgeführt:
- Das Startdatum darf nicht vor dem aktuellen Abrechnungsmonat liegen und das Enddatum nicht vor dem Startdatum.
- Der Abschlagsbetrag darf nicht leer sein und muss größer als 0 sein. Negative Beträge sind nicht zulässig.
- Die Gültigkeit der Abschlagszahlung muss innerhalb des Beschäftigungszeitraums des Mitarbeitenden liegen. Abschlagszahlungen außerhalb des Beschäftigungszeitraums können nicht gespeichert werden.
- Besteht zu dem Zeitpunkt oder wird später eine gehaltskürzende Abwesenheit im gleichen Zeitraum hinterlegt, beispielsweise unbezahlter Urlaub, erscheint eine Warnmeldung, dass es einen Konflikt mit der Abschlagszahlung oder der Abwesenheit gibt und diese geprüft werden soll.