Sie wollen als Arbeitgeber oder als Payroll Specialist (PRS) bzw. Lohnabrechner einen Nutzer mit der Rolle “Arbeitnehmer” anlegen?
Erfahren Sie hier, welche zwei Möglichkeiten der Anlage es gibt, um Ihren Mitarbeitern in Zukunft Zugriff auf ihre Dokumente mit Mitarbeiterbezug zu gewähren.
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Eine Möglichkeit ist, die Rolle Arbeitnehmer in den Unternehmenseinstellungen zu hinterlegen.
Dafür muss der Mitarbeiter aber bereits in Ihrem Unternehmen angelegt sein und die bestehende Mitarbeiterakte wird dann mit der Rolle bzw. dem Nutzerzugang verknüpft.
Navigieren Sie sich dafür über das Headline-Menü zum Punkt Unternehmen zu Einstellungen und Nutzer.
In der neuen Ansicht erscheint eine Übersicht aller bisher angelegten Rollen.
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Klicken Sie, oben rechts, auf den Hinzufügen-Button.
Es öffnet sich eine neue Eingabemaske und Sie können den entsprechenden Nutzer hinzufügen.
Die Rolle Arbeitnehmer ist vorausgefüllt. Wählen Sie den jeweiligen Mitarbeiter in der Drop-Down-Liste aus, wird die E-Mail mit der hinterlegten Adresse (falls vorhanden) aus den Kontaktdaten der Mitarbeiterakte vorbelegt.
Diese kann bei Bedarf bei der Anlage aber auch editiert werden. Speichern Sie im letzten Schritt.
Hinweis
Nach dem ersten Speichern ist die E-Mail nicht mehr editierbar. Sollte sich die Mailadresse Ihres Mitarbeiters im Nachgang ändern, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
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Der neue Nutzer mit der Rolle Arbeitnehmer erscheint nun in der Liste und wurde mit der bestehenden Akte verknüpft. Es wird eine Email zur Aktivierung des Paychex-Plus Accounts an den entsprechenden Nutzer versendet.
Ihre Mitarbeiter können sich nach erfolgreicher Aktivierung in Paychex Plus einloggen und ihre ihnen zugeordneten Dokumente mit Mitarbeiterbezug sehen und herunterladen.
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Die zweite Möglichkeit, die Rolle Arbeitnehmer anzulegen, finden Sie im Mitarbeiterbereich.
Sie haben die Möglichkeit, dies:
- direkt bei der Anlage des Mitarbeiters zu tun oder
- bei bereits angelegten Mitarbeitern, dies direkt über die Mitarbeiterliste zu tun.
Legen Sie den Mitarbeiter neu an, navigieren Sie sich dafür über das Headline-Menü zum Punkt Mitarbeiter.
In der Mitarbeiterübersicht klicken Sie, oben rechts, auf den Hinzufügen-Button.
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In dem Fenster wählen Sie Manuell hinzufügen aus. Es öffnet sich eine neue Eingabemaske.
Die Betriebsstätte und die Personalnummer sind vorausgefüllt, können aber von Ihnen, bei Bedarf, noch bearbeitet werden.
Füllen Sie die restlichen Felder entsprechend aus.
Stellen Sie nun den Toggle Nutzer erstellen auf aktiv, erscheint ein zusätzliches Feld: E-Mail. Bitte hinterlegen Sie auch diese und Speichern.
Der Nutzer wird nun per E-Mail benachrichtigt.
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Haben Sie die Mitarbeiter bereits angelegt, können Sie die entsprechenden Mitarbeiter direkt über die Mitarbeiterliste auswählen.
Sie haben die Möglichkeit über ein Multi-Select mit Checkboxen, links vor den Namen, mehrere Mitarbeiter auf einmal anzuhaken.
Dann erscheint statt der Such- und Filterfunktion der Nutzer zuweisen Button.
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Durch Klick auf Nutzer zuweisen, öffnet sich eine neue Ansicht und Sie können für die ausgewählten Mitarbeiter den Einladungsstatus einsehen und ob eine Einladung als Nutzer möglich ist oder nicht.
Sie können zum Beispiel keine Einladung versenden wenn:
- der Mitarbeiter bereits eingeladen ist oder
- für den Mitarbeiter keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Klicken Sie auf Einladung senden, werden diese an die möglichen Mitarbeiter versendet.
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Der Mitarbeiter erhält eine Email zur Aktivierung seines Paychex Payroll Accounts.
Nach erfolgreicher Registrierung hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, sich einzuloggen und auf ein Dashboard, mit einer Liste der ihm zugewiesenen Dokumente, zuzugreifen, zu sehen und herunterzuladen.
Hinweis
Die Mitarbeiteransicht wird zukünftig noch angepasst und erweitert, so dass noch weitere Funktionen zur Verfügung stehen werden.