Sie wollen als Arbeitgeber oder als Payroll Specialist (PRS) bzw. Lohnabrechner einen Nutzer mit der Was gibt es über die Mitarbeiteransicht zu wissen? anlegen?
Erfahren Sie hier, welche Möglichkeiten der Anlage es gibt, um Ihren Mitarbeitern in Zukunft Zugriff auf ihre Dokumente mit Mitarbeiterbezug zu gewähren.
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Eine Möglichkeit ist, die Rolle Arbeitnehmer in den Unternehmenseinstellungen zu hinterlegen.
Dafür muss der Mitarbeiter aber bereits in Ihrem Unternehmen angelegt sein und die bestehende Mitarbeiterakte wird dann mit der Rolle bzw. dem Nutzerzugang verknüpft.
Navigieren Sie sich dafür über das Headline-Menü zum Punkt Unternehmen zu Einstellungen und Nutzer.
In der neuen Ansicht erscheint eine Übersicht aller bisher angelegten Rollen.
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Klicken Sie, oben rechts, auf den Hinzufügen-Button.
Es öffnet sich eine neue Eingabemaske und Sie können den entsprechenden Nutzer hinzufügen.
Die Rolle Arbeitnehmer ist vorausgefüllt. Wählen Sie den jeweiligen Mitarbeiter in der Drop-Down-Liste aus, wird die E-Mail mit der hinterlegten Adresse (falls vorhanden) aus den Kontaktdaten der Mitarbeiterakte vorbelegt.
Diese kann bei Bedarf bei der Anlage aber auch editiert werden. Speichern Sie im letzten Schritt.
Hinweis
Nach dem ersten Speichern ist die E-Mail nicht mehr editierbar. Sollte sich die Mailadresse Ihres Mitarbeiters im Nachgang ändern, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
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Der neue Nutzer mit der Rolle Arbeitnehmer erscheint nun in der Liste und wurde mit der bestehenden Akte verknüpft. Es wird eine Email zur Aktivierung des Accounts an den entsprechenden Nutzer versendet.
Ihre Mitarbeiter können sich nach erfolgreicher Aktivierung einloggen und ihre ihnen zugeordneten Dokumente mit Mitarbeiterbezug sehen und herunterladen.
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Eine weitere Möglichkeit, die Rolle Arbeitnehmer anzulegen, finden Sie im Mitarbeiterbereich.
Sie haben die Möglichkeit, dies:
- direkt bei der Anlage des Mitarbeiters zu tun oder
- bei bereits angelegten Mitarbeitern, dies direkt über die Mitarbeiterliste zu tun.
Legen Sie den Mitarbeiter neu an, navigieren Sie sich dafür über das Headline-Menü zum Punkt Mitarbeiter.
In der Mitarbeiterübersicht klicken Sie, oben rechts, auf den Hinzufügen-Button.
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In dem Fenster wählen Sie Manuell hinzufügen aus. Es öffnet sich eine neue Eingabemaske.
Die Betriebsstätte und die Personalnummer sind vorausgefüllt, können aber von Ihnen, bei Bedarf, noch bearbeitet werden.
Füllen Sie die restlichen Felder entsprechend aus.
Stellen Sie nun den Toggle Nutzer erstellen auf aktiv, erscheint ein zusätzliches Feld: E-Mail. Bitte hinterlegen Sie auch diese und Speichern.
Der Nutzer wird nun per E-Mail benachrichtigt.
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Haben Sie die Mitarbeiter bereits angelegt, können Sie die entsprechenden Mitarbeiter direkt über die Mitarbeiterliste auswählen.
Sie haben die Möglichkeit über ein Multi-Select mit Checkboxen, links vor den Namen, mehrere Mitarbeiter auf einmal anzuhaken.
Dann erscheint statt der Such- und Filterfunktion der Mitarbeiter einladen Button.
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Durch Klick auf Mitarbeiter einladen, öffnet sich eine neue Ansicht und Sie können für die ausgewählten Mitarbeiter den Einladungsstatus einsehen und ob eine Einladung als Nutzer möglich ist oder nicht.
Sollte für einen Mitarbeiter keine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, kann dieser nicht eingeladen werden.
Klicken Sie auf Einladung senden, wird diese an die möglichen Mitarbeiter versendet.
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Der Mitarbeiter erhält eine Email zur Aktivierung seines Accounts.
Nach erfolgreicher Registrierung hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, sich einzuloggen und auf ein Dashboard, mit einer Liste der ihm zugewiesenen Dokumente, zuzugreifen, zu sehen und herunterzuladen.
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Sie haben auch die Möglichkeit, Einladungen zum Mitarbeiter Self Service erneut zu versenden. Dadurch erhalten Mitarbeiter erneut eine Aktivierungs-E-Mail, z. B. weil der Aktivierungslink (3 Tage gültig) abgelaufen ist und die Aktivierung nicht abgeschlossen werden konnte.
Die Funktion steht für Mitarbeiter zur Verfügung, deren Zugang noch nicht aktiviert ist. Der erneute Versand ist auch möglich, wenn der Status „Eingeladen“ ist oder sich die E-Mail-Adresse geändert hat. Nach dem Versand wird eine entsprechende Bestätigung angezeigt.
Wenn die Emailadresse im Profil geändert wird, wird diese mit der ursprünglich hinterlegten Emailadresse im System abgeglichen und synchronisiert, so dass die neue Adresse für den Aktivierungslink oder auch Passwort zurücksetzten genutzt wird. Aber aktuell nur vor der Aktivierung, nach der Aktivierung wird diese nicht mehr synchronisiert.
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Sie haben außerdem die Möglichkeit, E-Mail-Adressen für bereits angelegte Mitarbeiter per Excel zu importieren.
Dies ist insbesondere für größere Unternehmen sinnvoll, bei denen Mitarbeiterdaten bereits vorhanden sind, E-Mail-Adressen jedoch nachträglich ergänzt werden sollen.
Im Rahmen des Imports können Mitarbeiter direkt zur Aktivierung eingeladen werden.
Hinweis
Die Mitarbeiteransicht wird zukünftig noch angepasst und erweitert, so dass noch weitere Funktionen zur Verfügung stehen werden.