Für Arbeitnehmer, die für bestimmte Zeiten einen Zuschlag erhalten, wird systemseitig eine Durchschnittsberechnung bei Krankheit oder Urlaub vorgenommen.
In die Durchschnittsberechnung fließen die Sonntags-, Nacht- und Feiertagszuschläge mit ein.
Arbeitnehmer erhalten je Arbeitstag Urlaub oder Krankheit einen Aufschlag. Der Durchschnitt dient dem Arbeitnehmer als Ausgleich, da er im Urlaub oder während Krankheit keine Zuschläge erarbeiten kann, aber deshalb nicht schlechter gestellt werden darf als Arbeitnehmer die tatsächlich arbeiten gehen.
Für die Berechnung der Durchschnitte werden die hinterlegten Arbeitszeiten bzw. Arbeitstage in der Mitarbeiterakte herangezogen. Ist der Mitarbeiter z.B. an einem Dienstag krank, laut Arbeitszeiten im Mitarbeiterprofil arbeitet er dienstags aber nicht, wird für diesen Tag auch kein Durchschnittszahlung berechnet, da der Mitarbeiter keinen Ausfall hat.
Hinweis
Die Durchschnittsberechnung muss aktuell noch für den jeweiligen Kunden freigeschaltet werden. Wenden Sie sich hierfür bitte über Zendesk an unseren Support
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Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Unternehmen> Einstellungen und Allgemein.
Dort können Sie das Verfahren zur Durchschnittsberechnung auswählen.
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Aktuell können Sie zwischen zwei Verfahren zur Durchschnittsberechnung wählen:
- 3-Monats-Durchschnitt - wenn z.B. der Juli abgerechnet wird, würde der Durchschnitt auf Basis von Juni, Mai und April berechnet)
- 3-Monats-Durchschnitt (monatsversetzt) - wenn z.B. auch der Juli abgerechnet wird, würde der Durchschnitt für Juni auf Basis von Mai, April und März berechnet
Wählen Sie das entsprechenden Verfahren aus und Speichern.
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Startet Ihre Firma mit dem aktuellen Payrollmonat, handelt es sich also um eine Neugründung, dann gibt es nichts weiter für Sie zu beachten. Bei jeder berechneten Payroll und bei Abwesenheiten wird der Durchschnitt automatisch berechnet.
Startet ihre Firma mit einem Systemwechsel bei Paychex Payroll, müssen die Vortragswerte für die Durchschnittsberechnung zusätzlich erfasst werden.
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Navigieren Sie sich dafür über das Headline-Menü zum Menüpunkt Pre-Payroll und Durchschnittsspeicher.
Oben rechts in der Monatsanzeige wird Ihnen der aktuelle Payrollmonat angezeigt, in diesem Fall Juli 2025.
Ihnen werden nun die drei Vormonate für die Erfassung der Vortragswerte - April 2025, Mai 2025 und Juni 2025 angezeigt.
Hier können Sie nun die Zuschläge je Mitarbeiter aus dem Vorsystem erfassen.
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Wählen Sie die entsprechende Lohnart über das Drop-Down-Menü aus und geben den Betrag ein.
Über den Hinzufügen-Button können mehrere Lohnarten für einen Monat hinterlegt und über den Löschen-Button Einträge auch wieder entfernt werden.
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Eine Alternative zur manuellen Anlage ist der Import der Werte für die Durchschnittsberechnung.
Navigieren Sie sich dafür über das Headline-Menü zum Menüpunkt Importe. Klicken Sie auf den Importieren-Button, oben rechts, und wählen Vortragswerte für Durchschnittsberechnung importieren aus.
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In der neuen Ansicht haben Sie die Möglichkeit, sich die entsprechende Vorlage herunterzuladen.
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Folgende Daten müssen hier gepflegt werden:
- Personalnummer
- Jahr
- Monat
- Lohnart und
-Betrag.
Der Durchschnitt berechnet sich aus dem Betrag, der für jeden Lohnart gezahlt wurde. Diese Beträge werden zusammengerechnet und daraus wird ein Durchschnitt gebildet.
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Laden Sie die Datei nach dem vervollständigen über das entsprechende Feld hoch und wählen Weiter aus.
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Sie bekommen die Hinweismeldung:
"Möchten Sie die Vortragswerte für die Durchschnittsberechnung aus der Excel-Datei importieren?
Vorhandene Vortragswerte für die Durchschnittsberechnung werden nicht überschrieben. Bitte kontrollieren Sie im Nachgang die hinzugefügten Vortragswerte auf mögliche Duplikate".
Wählen Sie zum Bestätigen Daten importieren aus.
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Der Import läuft im Hintergrund, d.h. je nachdem wie viele Werte importiert werden sollen, kann der Import einen Moment länger dauern. Nach erfolgreichem Import ändert sich der Status von "Initiiert" auf "Erfolgreich".
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Durch Klick auf den entsprechenden Eintrag öffnet sich das Protokoll und Sie können den Import nachvollziehen.
Wählen Sie einen Mitarbeiter in der Liste aus, um direkt zum Bereich Durchschnittsspeicher zu gelangen. Sie können dort die importierten Lohnarten einsehen, eventuelle Doppelungen löschen oder weitere Anpassungen vornehmen..
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Systemseitig sind verschiedene Validierungen hinterlegt. Sobald ein Fehler im Import existiert, wird dieser abgebrochen.
Alle Daten im Import müssen korrekt sein, damit importiert werden kann.
Im Fehlerfall könnten Sie sich die Einträge für die entsprechenden Mitarbeiter aufklappen und einsehen warum eine Lohnart nicht importiert werden konnte, z.B. weil:
- es keine Zuschlags-Lohnart ist,
- die Lohnarten-Nummer nicht korrekt ist oder
- der Mitarbeiter noch nicht beschäftigt ist.
Passen Sie die entsprechenden Zeilen in der Excel an und laden die Datei erneut hoch.
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Im Durchschnittsspeicher können Sie die importierten Lohnarten über das Löschen-Symbol manuell wieder löschen oder den Betrag überschreiben.
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Haben Sie nun alle Werte im Durchschnittsspeicher und auch die Daten, sowie eventuelle Zuschläge für den aktuellen Monat hinterlegt, können Sie die Abrechnung durchführen.
Die Zuschlags-Lohnarten werden auf der Entgeltabrechnung bzw. dem Lohnzettel wie folgt abgebildet:
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Nach der Abrechnung passt sich der Durchschnittsspeicher entsprechend an.
Ein Monat wurde systemseitig befüllt und diese Zuschlags-Lohnarten aus dem System können nicht editiert werden. Diese müssen wie üblich über Pre-Payroll > Vergütung und Gesamtbezüge angepasst und abgerechnet werden.
Im Durchschnittsspeicher können nur die Vortragswerte vor Systemwechsel angepasst werden.
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Haben Sie nun für einen Mitarbeiter eine Abwesenheit hinterlegt und die Payroll berechnet, werden die Zuschlagslohnarten zu einer Lohnart zusammengefasst, d.h. alle Sonn/Nacht/Feiertags und sonstige Lohnarten, die in die Durchschnittsberechnung einfließen, werden zusammengerechnet und es wird nur eine Durchschnittslohnart auf dem Lohnzettel angezeigt.