Das neue „Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung“ (DaBPV) ist ab Juli 2025 Pflicht. Arbeitgeber müssen die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder elektronisch übermitteln – sicher, datenschutzkonform und automatisiert.
Seit dem 1. Juli 2023 erhalten sozialversicherungspflichtig Beschäftigte ab dem zweiten Kind unter 25 Jahren einen Beitragsabschlag in Höhe von 0,25 % pro Kind – maximal jedoch 1 % – auf den Beitrag zur gesetzlichen Pflegeversicherung.
In der Übergangsfrist bis 30.06.2025 galt ein vereinfachtes Nachweisverfahren.
Am 1. Juli 2025 trat das neue, verpflichtende Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung (DaBPV) in Kraft.
Arbeitgeber sind somit gesetzlich verpflichtet, die Elterneigenschaft sowie die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder Ihrer Arbeitnehmer ab 01.07.2025 elektronisch über ein Abonnementverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abzufragen.
Was bedeutet das für Arbeitgeber?
Was gilt bei Kindern, die steuerlich nicht erfasst, aber abschlagsberechtigt sind?
Siehe auch: DaBPV 2025: Infos
Wie Sie Kinder für Ihre Mitarbeiter hinterlegen erfahren Sie im Artikel: Wo hinterlegt man Kinder in der Mitarbeiterakte?
Im Folgenden erfahren Sie, wie das DaBPV Verfahren in Paychex umgesetzt wird.
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Für das DaBPV wurde ab Juli für jeden Mitarbeiter, der in der Pflegeversicherung versichert ist, mittels der Steuer-ID ein Abo beim Bundeszentralamt für Steuern abgeschlossen. Dieser Vorgang ist automatisiert.
Wichtig: Hierfür ist die Steuer-ID des Arbeitnehmers zwingend erforderlich.
Für jeden Mitarbeiter, der in der Pflegeversicherung pflichtversichert ist, erhalten wir dann die Elterneigenschaft von der BZSt zurückgemeldet.
Sofern Kinder vorhanden sind, werden diese ebenfalls zurückgemeldet.
Sollte sich an der Anzahl der Kinder etwas ändert (z.B. Geburt eines Kindes), bekommen Sie ebenfalls proaktiv eine Meldung.
Bei Austritt des Mitarbeiters oder bei Wegfall der Pflegeversicherungspflicht wird das Abo automatisch beendet und keine neuen Meldungen mehr empfangen.
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Nachdem die Abonnements aktiviert wurden, stellen wir eine Auswertung zum Abgleich zur Verfügung.
Hieraus wird ersichtlich, welche Daten je Mitarbeiter bisher erfasst waren und welche Daten zurückgemeldet wurden.
Wichtig: Bei Abweichungen muss Kontakt zum Mitarbeiter aufgenommen und die Datenlage geklärt werden.
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Die Auswertung finden Sie unter Dokumente und sieht wie folgt aus:
- Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder laut Mitarbeiterakte
- Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder laut DaBPV Rückmeldung
- Abweichung
- Anzahl Kinder für die Berechnung PV-Abschlag
- Abweichung ab
Die Rückmeldungen enthalten keine Namen oder Geburtsdaten der Kinder.
Hinweis: Sollte es relevante Rückmeldungen geben, haben Sie unter Payroll > Gesamtkosten die Möglichkeit, über das 3-Punkte-Menü das DaBPV-Protokoll für den entsprechenden Monat - als PDF oder Excel - herunterzuladen.
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Die Rückmeldungen werden vom System automatisch verarbeitet, hierbei gilt folgende Regelung:
- Enthält eine Rückmeldung mehr Kinder als in der Akte gepflegt sind, kann ein Kind nachgepflegt werden. -> Keine Erhöhung der berücksichtigungsfähigen Kinder, sofern ein Abgleich mit der Rückmeldung möglich ist.
- Wird ein Kind hinzugefügt, das nicht mit der Rückmeldung abgeglichen werden kann und unter 25 Jahre ist -> Automatische Erhöhung der berücksichtigungsfähigen Kinder mit Bestätigungsdialog.
- Ist die Anzahl der zurückgemeldeten Kinder niedriger als die Anzahl in der Akte, bleiben die erfassten Daten bestehen.
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Alle Infos zum Abo und alle empfangenen Meldungen sind in der Mitarbeiterakte ersichtlich.
Navigieren Sie sich dafür über die Mitarbeiterliste zum entsprechenden Mitarbeiter und zu Elterneigenschaft.
Unter Kinder können Sie die hinterlegten Kinder einsehen oder hinzufügen.
Beim Anlegen oder Speichern eines Kindes erscheint ein Hinweis, wenn sich die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder erhöht und/oder eine Rückrechnung notwendig wird.
In der Spalte „BZSt-Abgleich“ zeigt ein farblicher Indikator (grün oder orange) an, ob ein Kind einem BZSt- gemeldeten Kind entspricht oder zusätzlich erfasst wurde.
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Wenn laut Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) mehr oder weniger Kinder gemeldet sind als in der Kinderverwaltung vorhanden sind, wird ein Hinweis angezeigt, der die theoretischen Geburtsmonate der fehlenden Kinder ausweist.
Der Hinweis erscheint in der Kinderübersicht, beim Bearbeiten sowie beim Hinzufügen eines Kindes.
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Unter Meldungen und Meldeabo-Informationen können Sie alle versendeten oder empfangenen Meldungen sowie den Abo-Status einsehen.
Im DaBPV Verfahren haben Sie zwei Arten von Meldungen:
- die Abo-Meldungen (Anmeldung, Rückmeldung und die Kündigung bzw. Abmeldung)
- die Historienanfrage (Anfrage für einen bestimmten Zeitraum).
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Sie haben die Möglichkeit, die Historienanfrage manuell auszulösen, umso beim BZSt anzufragen, wie viele Kinder ein Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt bzw. in einem bestimmten Zeitraum hatte.
Hinweis
Die Rückmeldungen aus der Historienanfrage haben einen rein informativer Charakter und werden nicht automatisch verarbeitet bzw. lösen keine Änderung an den erfassten Daten aus. Prüfen Sie daher die Rückmeldung und passen Sie gegebenenfalls die Elterneigenschaft und die Anzahl der Kinder für den zurückgemeldeten Zeitraum manuell an.
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Unter Meldungen im Sozialversicherungs - Eingang und Ausgang können Sie die DaBPV Anmeldungen oder Abmeldungen sowie die Rückmeldungen, einsehen.
Wichtig
Eingehende Antworten oder Kündigungsmitteilungen mit Hinweis- oder Fehlercode werden im Meldungseingang als fehlerhaft gekennzeichnet.
Der DaBPV-Abo-Status des Mitarbeiters wird auf Ausstehend gesetzt.
Solange dieser Status besteht, werden keine weiteren DaBPV-Meldungen erzeugt, bis der Status manuell korrigiert wurde.