Sobald eine Kündigung eingereicht wurde, beginnt der Offboarding-Prozess.
Gerade im letzten Abrechnungsmonat sind noch mehrere wichtige Schritte erforderlich. Viele dieser To-Dos werden nicht automatisch durchgeführt und müssen eigenständig durch Sie angestoßen werden.
Dieser Artikel zeigt Ihnen übersichtlich, was zu erledigen ist und bis wann.
Warum sind Offboarding-Arbeiten notwendig?
Im letzten Abrechnungsmonat müssen unter anderem:
- gesetzliche Meldepflichten erfüllt werden (DEÜV)
- abrechnungsrelevante Prozesse abgeschlossen werden
- wichtige Dokumente gesichert werden.
Werden diese Schritte nicht rechtzeitig erledigt, kann es nach Vertragsende zu Nacharbeiten, Rückfragen oder Verzögerungen kommen.
Welche Abschlussarbeiten sind im letzten Abrechnungsmonat zu erledigen?
Bitte prüfen Sie die folgende Checkliste und erledigen Sie alle Punkte spätestens im letzten Abrechnungsmonat.
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EuBP auslösen
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) übermittelt abrechnungsrelevante Daten an die Sozialversicherungsträger.
Hinweis
Bei einem Systemwechsel sollten Sie die euBP vorzeitig auslösen.
Nutzen Sie für weitere Informationen gerne unseren Helpdesk-Artikel zur euBP: Wie kann ich eine elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) auslösen?
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DLS Export auslösen
Der Datenaustausch Lohnsteuer (DLS) dient der Übermittlung lohnsteuerlicher Daten an die Finanzverwaltung.
Der DLS-Export ist notwendig für bevorstehende Prüfungen durch die Finanzbehörden.
Hinweis
Die DLS-Dateien werden erstellt, in den Dokumenten abgelegt und müssen für spätere Prüfungen gespeichert werden.
Bei einer anstehenden Prüfung bzw. im Bedarfsfall können diese per E-Mail versendet oder auf einem USB-Stick dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden.
Nutzen Sie für weitere Informationen gerne unseren Helpdesk-Artikel zum DLS Export: Wo kann ich einen DLS Export erstellen?
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Relevante Dokumente herunterladen und sichern
Bitte laden Sie alle für Sie wichtigen Unterlagen herunter, z. B.:
- Abrechnungen
- Meldungen
- Auswertungen
- Bescheinigungen
Nutzen Sie für weitere Informationen gerne unseren Helpdesk-Artikel zum Dokumentendownload: Wo können lohnrelevante Dokumente abgerufen werden?
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Zugänge von Mitarbeitern sperren
Prüfen Sie rechtzeitig, welche Arbeitnehmer-Zugänge noch benötigt werden, und sperren Sie nicht mehr erforderliche Zugänge eigenständig.
Hinweis
Nach dem letzten Abrechnungsmonat stehen nicht mehr alle Daten und Funktionen zur Verfügung.
Spätestens 30 Tage nach Vertragsende werden die Daten gelöscht, ein Zugriff ist danach nicht mehr möglich.
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Systemwechsel oder Betriebsaufgabe
Spätestens im letzten Abrechnungsmonat müssen Sie in den Stammdaten des Unternehmens hinterlegen, ob die Kündigung wegen:
- eines Systemwechsels oder ob
- eine Betriebsaufgabe eingereicht wurde.
Nutzen Sie für weitere Informationen gerne unsere Helpdesk-Artikel:
Wie führe ich einen Systemwechsel mit der letzten Abrechnung durch?
Was ist zu beachten wenn ein Unternehmen die Betriebstätigkeit einstellt?
Wichtig
ELStAM-Abmeldungen sind nicht erforderlich. Bei einem Systemwechsel werden vom neuen Abrechnungssystem Ummeldungen vorgenommen.