Wenn Angestellte nach tatsächlich geleisteten Stunden bezahlt werden (Stundenlohn), kommt es vor, dass zum Zeitpunkt der Beitragsfrist die Gesamtstunden des laufenden Monats noch nicht bekannt sind.
Es fehlen also noch Arbeitsstunden, die für die Berechnung notwendig wären.
In einem solchen Fall nimmt ihr Unternehmen am Schätzverfahren teil und es findet eine Beitragsschätzung statt.
Hinweis
Die Schätzung ist vom Senden der Payroll losgelöst. Der Beitragsnachweis wird zur Fälligkeit automatisch gesendet. Die Schätzung kann bei Bedarf aber auch manuell ausgelöst werden.
Erfahren Sie hier, wo Sie diese Information im System hinterlegen.
-
Hinterlegen Sie die Teilnahme am Schätzverfahren in den Unternehmensdaten - d. h. die monatlichen Beitragsnachweise werden geschätzt und die Abrechnung erfolgt bis spätestens zum 10. des Folgemonats.
-
Hinterlegen Sie die Vortragswerte ihres Kunden bei einem Schätzmandanten zusätzlich im Bereich Pre-Payroll > Vortragswerte > Beitragsschätzung.
Verwenden Sie den letzten geschätzten Beitragsnachweis aus dem Altsystem nur dann, wenn dieser für den Monat des Systemwechsels erstellt wurde. Ist dies nicht der Fall, lassen Sie die Vortragswerte leer.
-
Bei Firmen, die die Beitragsschätzung aktiviert haben und die Schätzung nicht bereits manuell ausgelöst worden ist, wird am Vortag der Fälligkeit des Beitragsnachweises - um 17 Uhr - automatisch die Beitragsschätzung für den laufenden Monat gesendet.
Alle Angaben, die zu diesem Zeitpunkt im System hinterlegt sind - wie Stunden, ein Eintritt oder ein Austritt, ein Krankenkassenwechsel oder eine Sonderzahlung - werden fiktiv berechnet und daraus die Beiträge errechnet. Im Anschluss wird der Beitragsnachweis an die Krankenkassen gesendet.
Bei der nächsten Beitragsschätzung erfolgt dann die Differenzberechnung zum Vormonat.
Hinweis
Die Fälligkeiten der Beitragsnachweise (BN) sind in der Datenbank erfasst und für jede Firma ersichtlich - immer der 5. letzte Bankarbeitstag (Montag bis Freitag) im Monat unter Berücksichtigung der individuellen Feiertage des Bundeslandes (24.12. und 31.12. sind keine Bankarbeitstage).
-
Wollen Sie die Beitragsschätzung zu einem anderen Zeitpunkt durchführen (z.B. direkt nach der Abrechnung, weil bereits alle relevanten Daten erfasst wurden, haben Sie auch die Möglichkeit, die Schätzung manuell durchzuführen.
Dies ermöglicht es Ihnen, die Folgeaktivitäten (Überweisung der Beiträge usw.) schon vor der Fälligkeit zu erledigen, z.B. für den Fall, dass zum Stichtag der Verantwortliche nicht verfügbar ist (Urlaub etc.).
Navigieren Sie sich dafür über das Headline-Menü zum Punkt Payroll. Über das Drei-Punkte-Menü, rechts neben der Monatsanzeige, ist es möglich die Beitragsschätzung zu jedem Zeitpunkt schon vorab zu senden.
Wichtig
Sie benötigen eine Initialschätzung, weil Ihr Kunde eine Neugründung ist oder der Vorabrechner keine Schätzung durchgeführt hat bzw. die Werte zur Beitragsschätzung in den Vortragswerten fehlen?
Dies können Sie nach Eingabe aller Daten für den ersten Monat auch manuell über das Drei-Punkte-Menü und "Beitragsschätzung senden" auslösen.
Hinweis für Stundenlöhner: Die Schätzung wird immer auf Basis des eingetragenen Stundenlohns in Kombination mit dem Arbeitszeitmodell gemacht. Die Stunden des zu schätzenden Monats sind hier nicht erforderlich, aber sind Stunden im Pre-Payroll-Bereich erfasst, werden diese berücksichtigt.
-
Haben Sie "Beitragsschätzung senden" gewählt, erscheint ein Bestätigungsdialog:
"Mit Bestätigen wird die Beitragsschätzung für den Monat 20xx ausgelöst. Hierfür müssen alle relevanten Daten erfasst sein, damit die Schätzung in korrekter Höhe vorgenommen werden kann. Die Beitragsschätzung kann nicht korrigiert oder storniert werden."
Klicken Sie auf "Bestätigen" findet im Hintergrund der Fiktivlauf statt und wenn dieser beendet ist, bekommen Sie die Bestätigung: "Beitragsschätzung wurde erfolgreich versendet".
Hinweis
Nach erfolgter Beitragsschätzung ist eine erneute Schätzung nicht möglich. Sollten Sie dies versuchen, bekommen Sie eine entsprechende Hinweismeldung.
-
Nach der Beitragsschätzung muss die Payroll nochmal neu berechnet werden, bevor die Payroll gesendet werden kann.
Wichtig
Nach dem Senden der Payroll werden auch SEPA Dateien erstellt. Der Kunde muss dann zwei Überweisungsläufe durchführen.
-
Um die versendeten Beitragsmeldungen einzusehen, navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Punkt Meldungen > Sozialversicherung > Ausgang.
-
Wollen Sie die Beitragsabrechnung einsehen oder herunterladen, navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Punkt Payroll und Gesamtkosten.
Über das Drei-Punkte-Menü können Sie diese in verschiedenen Formaten herunterladen.
In der Excel finden Sie pro Krankenkasse drei Reiter:
- der erste Reiter enthält die tatsächlichen Beiträge für den laufenden Monat (ohne Differenz + ohne Korrektur der Schätzung)
- der zweite Reiter enthält die ursprünglich geschätzten Beiträge für den laufenden Monat.
- der dritte Reiter enthält die Krankenkassenliste mit den Differenzen zwischen den tatsächlichen Beiträgen und der Schätzung des Vormonats sowie die Schätzung des laufenden Monats. Die Summe dieser Differenzen ergibt den Wert, der an die Krankenkasse gemeldet wird.