1. Ausgangslage und Zweck:
Für den korrekten Lohnsteuerabzug benötigen Arbeitgeber Informationen darüber, ob und in welcher Höhe steuerlich abzugsfähige Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung (PKV/PV) eines Arbeitnehmers vorliegen.
Diese Informationen werden nicht vom Arbeitnehmer selbst bereitgestellt, sondern automatisiert über das ELStAM-Verfahren durch die Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt.
Rechtsgrundlage für die Übermittlung und Nutzung dieser Daten ist § 39e EStG in Verbindung mit § 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG.
Ziel ist es, die steuerlich relevanten Vorsorgeaufwendungen im laufenden Lohnsteuerabzug korrekt zu berücksichtigen.
2. Beteiligte Stellen:
Am Verfahren zum Abruf der PKV-/PV-Daten über ELStAM sind folgende Stellen beteiligt:
- Arbeitnehmer
- Private Kranken- und Pflegeversicherung
- Finanzverwaltung (BZSt / ELStAM-Datenbank)
- Arbeitgeber bzw. Payroll-System
3. Prozessübersicht (End-to-End)
- Schritt 1: Meldung durch das Versicherungsunternehmen
Die private Kranken- und Pflegeversicherung meldet jährlich:
- den abzugsfähigen Anteil der Beiträge zur Basis-Krankenversicherung sowie zur sozialen Pflegeversicherung.
Die Meldung erfolgt elektronisch an die Finanzverwaltung (§ 10 Abs. 2a EStG).
Nicht abzugsfähige Beitragsanteile (z. B. Wahlleistungen oder Zusatzversicherungen) werden nicht gemeldet.
Ergebnis: Der Finanzverwaltung liegen die steuerlich relevanten PKV-/PV-Beiträge des Arbeitnehmers vor.
- Schritt 2: Aufbereitung als ELStAM-Merkmal
Die gemeldeten Beiträge werden vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) verarbeitet und als ELStAM-Merkmal bereitgestellt.
- Zuordnung zum Arbeitnehmer erfolgt über die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.)
- Das ELStAM-Merkmal lautet: „Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge“
- Übermittelt werden Jahresbeträge, keine Monatsbeträge
- Schritt 3: ELStAM-Abruf durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber ruft ELStAM ab:
- bei der Erstanmeldung eines Arbeitnehmers
- sowie über den regelmäßigen monatlichen ELStAM-Abruf
Der Abruf erfolgt ausschließlich über die IdNr. des Arbeitnehmers (§ 39e EStG).
Wichtig
- Der Arbeitgeber erhält nur das Ergebnis, nicht die Detailberechnung.
- Es werden keine Informationen zum Versicherer oder Tarif übermittelt
- Schritt 4: Verarbeitung im Payroll-System
Das Payroll-System:
- verteilt den übermittelten Jahresbetrag auf die jeweiligen Lohnzahlungszeiträume
- berücksichtigt die Beträge beim laufenden Lohnsteuerabzug
Ziel ist der korrekte Ansatz der Vorsorgeaufwendungen im Rahmen des monatlichen Steuerabzugs.
- Schritt 5: Laufende Änderungen
Änderungen, z. B. durch:
- Versicherungswechsel
- Beitragsanpassung
werden von der Versicherung neu gemeldet und führen zu geänderten ELStAM-Merkmalen.
Der Arbeitgeber erhält die Änderung beim nächsten ELStAM-Abruf.
Hinweis
- Änderungen wirken nicht rückwirkend im laufenden Abrechnungsverfahren
- Ein Ausgleich erfolgt ggf. im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung
4. Fachliche Besonderheiten
- ELStAM enthalten ausschließlich abzugsfähige Basisbeiträge, nicht den Gesamtbeitrag
- Keine Unterscheidung zwischen Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil (bei PKV fachlich nicht relevant)
- Arbeitgeber sind nicht prüfpflichtig, sondern lediglich anwendungspflichtig
- Liegen keine PKV-Daten über ELStAM vor, erfolgt der Lohnsteuerabzug ohne Berücksichtigung → Ausgleich über die Steuererklärung des Arbeitnehmers
5. Aktueller Stand und Einordnung
Seit 2026 werden grundsätzlich auch die vom BZSt übermittelten Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung über ELStAM abgerufen.
In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die aktuell bereitgestellten Daten noch keine ausreichende Qualität für eine vollständig automatisierte Verarbeitung haben.
Ein zentrales fachliches Problem besteht darin, dass über ELStAM PKV-/PV-Beitragswerte auch für Mitarbeitende mit gesetzlicher Kranken- und Pflegeversicherung geliefert werden können, z. B. im Zusammenhang mit Vorsorgeaufwendungen nach § 10 Abs. 1 Nr. 3 Satz 1 EStG (Basisabsicherung).
Eine ungeprüfte, automatisierte Übernahme dieser Werte könnte zu fachlich falschen Abrechnungsergebnissen führen.
Zu diesem Thema stehen die Softwarehersteller aktuell im fachlichen Austausch mit dem BMF.
6. Aktuelle Systemlogik
Vor diesem Hintergrund haben wir uns bewusst dagegen entschieden, die elektronisch übermittelten Werte aktuell höher zu priorisieren als manuelle Eingaben.
Konkret heißt das: die ELStAM-Werte lösen keine automatische Rückrechnung aus, die manuell gepflegten PKV-/PV-Angaben behalten Vorrang und die Sachbearbeiter behalten die volle Kontroll- und Entscheidungshoheit.
Aus diesem Grund sind die PKV- und PV-Felder weiterhin als Pflichtfelder im Onboarding gekennzeichnet.
Sobald die Datenlage eine verlässliche, automatisierte Verarbeitung zulässt, werden wir das entsprechend freischalten.
Zusätzlich ist geplant, die über ELStAM gemeldeten PKV-/PV-Informationen perspektivisch transparent in der Mitarbeiterakte abzubilden.
Weiterführende Informationen: Bundesministerium der Finanzen
7, Ausblick
Geplante Weiterentwicklungen:
- Automatische Übernahme der ELStAM-übermittelten PKV-/PV-Daten in die Mitarbeiterakte
- Berücksichtigung der Daten bei der Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung
- Implementierung einer Meldeübersicht in der Mitarbeiterakte (Steuer), wie bei den Elterneigenschaften bereits implementiert