Was gibt es bei der Abrechnung über eine Dummy-Personalnummer zu beachten?

Es besteht die Möglichkeit, Betriebsveranstaltungen über eine Dummy-Personalnummer abzurechnen.

Diese Vorgehensweise ist insbesondere dann sinnvoll, wenn die Aufwendungen pauschal versteuert werden sollen und keine individuellen Sozialversicherungs- oder Steuer-Meldungen für reale Mitarbeiter ausgelöst werden sollen.

Bei korrekter Einrichtung wird:

- die pauschale Lohnsteuer ordnungsgemäß berechnet

- die Steuer korrekt über die Lohnsteueranmeldung abgeführt,

- keine Sozialversicherungsmeldungen,

- keine ELStAM-Meldungen und

- keine Lohnsteuerbescheinigung erzeugt.

So wird eine gesetzeskonforme Abrechnung sichergestellt, ohne fehlerhafte oder unnötige Meldungen zu verursachen.

Wichtig

Für eine reibungslose Abrechnung sind folgende Punkte zu beachten:

- Alle Pflichtfelder müssen vollständig befüllt werden, auch wenn es sich um einen Dummy-Mitarbeiter handelt.

- Benennen Sie den Dummy-Mitarbeiter eindeutig (z. B. „Dummy Betriebsveranstaltung“), damit er für Prüfer und in Auswertungen klar erkennbar ist.

- Die Schlüsselungen in Steuer und Sozialversicherung sind entscheidend, um Meldungen korrekt zu unterdrücken.

- Der Dummy-Mitarbeiter wird im betreffenden Monat in den Dokumenten angezeigt (Lohnjournal, Lohnkonto, Master-Report etc.) und erhält auch einen Lohnzettel.

- Verwenden Sie keine realen personenbezogenen Daten.

Navigieren Sie zunächst zur Mitarbeiterübersicht und legen Sie einen neuen Mitarbeiter an.

Tragen Sie anschließend im Mitarbeiterprofil die erforderlichen Daten ein.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine korrekte Datenerfassung:

Persönliche Angaben

- Name: Dummy Betriebsveranstaltung

- Geburtsdatum: 01.01.2000

- Geburtsland: Deutschland

- Geschlecht: männlich

- Sozialversicherungsnummer: 80010100M155

WICHTIG: Es muss eine fiktive SV-Nummer verwendet werden, damit keine SV-Nummernabfrage ausgelöst wird.

- Staatsangehörigkeit: Deutschland

- Höchster Schulabschluss: Abschluss unbekannt

- Höchster Ausbildungsabschluss: Abschluss unbekannt

Anschrift:

- Straße: Musterstraße

- Hausnummer: 1

- Postleitzahl: 18055

- Ort: Rostock

- Land: Deutschland

- Bundesland: Mecklenburg-Vorpommern

Bankverbindung

- Zahlung per Überweisung: Nein

Tätigkeit

- Eintrittsdatum: 01.12.2025

- Betriebsstätte: Rostock

- Rechtskreis: Ost

- Berufsbezeichnung: Dummy

- Tätigkeitsbezeichnung (Agentur für Arbeit): beliebig

- Beschäftigungsverhältnis: Hauptarbeitgeber

- Befristung: Nein - unbefristet

- Austrittsdatum: 31.12.2025

WICHTIG: Im selben Monat wieder austreten lassen, damit für den nächsten Monat keine Dokumente erzeugt werden.

Vergütung

- Monatsgehalt (brutto): 0

Sozialversicherung

- Personengruppenschlüssel: 900

- Beitragsgruppenschlüssel: 0000

WICHTIG: Diese Schlüsselung ist erforderlich, um sämtliche Sozialversicherungsmeldungen zu unterdrücken.

Krankenversicherung

- Versicherungsart: Privat versichert

- Monatliche Beiträge: Alles mit 0 befüllen

- AG-Zuschuss bei privater Versicherung automatisch ermitteln: antoggeln (durch die 0 wird kein Zuschuss ermittelt)

- Anspruch Krankentagegeld privat: Nein

Zusätzliche Angaben

- Alles Nein

- Statuskennzeichen: Kein besonderer Arbeitnehmerstatus

Unfallversicherung

- UV-Pflicht: Versicherungsfreiheit in der UV gem. SGB VII

Steuer

- Steueridentifikationsnummer: kann weggelassen werden

- Steuerklasse: Steuerklasse 1

- Ausschluss ELStAM-Verfahren: Ja

WICHTIG: Durch den Ausschluss werden die ELStAM Meldungen unterdrückt und es wird keine Lohnsteuerbescheinigung erstellt

Elternmerkmale

- Elterneigenschaft nachgewiesen: Nein
Nach dem Anlegen des Dummy-Mitarbeiters können Sie die Betriebsveranstaltung unter Pre-Payroll und Vergütung mit der entsprechenden Lohnart sowie dem Betrag hinterlegen:

- 2009: Sachbezug 37b [2009] [ST:P; SV:E] oder

- 2021: Betriebsveranstaltung [2021] [ST:P; SV:FB].

Die Auswahl der Lohnart richtet sich nach der steuerlichen Behandlung der Betriebsveranstaltung.
In unserem Beispiel verwenden wir die Lohnart: 2021 – Betriebsveranstaltung [ST: P | SV: FB] und tragen als Gesamtbetrag der Betriebsveranstaltung 1.000,00 Euro ein.

Anzeige auf dem Lohnzettel:

- Der Betrag erscheint als Brutto (1.000,00 €), dient jedoch nur als steuerliche Bemessungsgrundlage.

- Die Pauschalsteuer wird nicht auf dem Lohnzettel, sondern gesammelt über die Lohnsteueranmeldung abgeführt.

- Es entstehen keine Sozialversicherungsbeiträge.

Zur Neutralisierung erfolgt automatisch eine Netto-Gegenbuchung:

- Abzug Betriebsveranstaltung (Lohnart 4040): –1.000,00 €
Im Anschluss können Sie die Abrechnung wie gewohnt durchführen.

Die pauschale Steuer wird korrekt berechnet und über die Lohnsteueranmeldung abgeführt, ohne dass dabei Sozialversicherungs- oder weitere Steuermeldungen erzeugt werden.