Sie wollen als Arbeitgeber oder als Payroll Specialist (PRS) bzw. Lohnabrechner Mitarbeiter zum Self Service einladen oder erneut eine Aktivierungs-E-Mail versenden?
Erfahren Sie hier, wie Sie Einladungen oder Aktivierungslinks versenden, um Mitarbeitern Zugriff auf ihre Dokumente mit Mitarbeiterbezug zu gewähren.
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Haben Sie die Mitarbeiter angelegt, können Sie die entsprechenden Mitarbeiter direkt über die Mitarbeiterliste auswählen.
Sie haben die Möglichkeit über ein Multi-Select mit Checkboxen, links vor den Namen, mehrere Mitarbeiter auf einmal anzuhaken.
Dann erscheint statt der Such- und Filterfunktion der Mitarbeiter einladen Button.
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Durch Klick auf Mitarbeiter einladen, öffnet sich eine neue Ansicht und Sie können für die ausgewählten Mitarbeiter den Einladungsstatus einsehen und ob eine Einladung als Nutzer möglich ist oder nicht.
Sollte für einen Mitarbeiter keine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, kann dieser nicht eingeladen werden.
Klicken Sie auf Einladung senden, wird diese an die möglichen Mitarbeiter versendet.
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Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail zur Aktivierung seines Accounts.
Nach erfolgreicher Registrierung hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, sich einzuloggen und auf ein Dashboard, mit einer Liste der ihm zugewiesenen Dokumente, zuzugreifen, zu sehen und herunterzuladen.
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Sie haben auch die Möglichkeit, Einladungen zum Mitarbeiter Self Service erneut zu versenden. Dadurch erhalten Mitarbeiter erneut eine Aktivierungs-E-Mail, z. B. weil der Aktivierungslink (3 Tage gültig) abgelaufen ist und die Aktivierung nicht abgeschlossen werden konnte.
Die Funktion steht für Mitarbeiter zur Verfügung, deren Zugang noch nicht aktiviert ist. Der erneute Versand ist auch möglich, wenn der Status „Eingeladen“ ist oder sich die E-Mail-Adresse geändert hat. Nach dem Versand wird eine entsprechende Bestätigung angezeigt.
Wenn die Emailadresse im Profil geändert wird, wird diese mit der ursprünglich hinterlegten Emailadresse im System abgeglichen und synchronisiert, so dass die neue Adresse für den Aktivierungslink oder auch Passwort zurücksetzten genutzt wird. Aber aktuell nur vor der Aktivierung, nach der Aktivierung wird diese nicht mehr synchronisiert.