Bei der Dienst- bzw.Firmenwagenberechnung in der Payroll gibt es einige gesetzliche und organisatorische Punkte, die beachtet werden müssen.
Hinweis
Aktuell gibt es keine Dienstwagen-Maske im System. Gerne informieren wir Sie in den Release Notes, sobald diese verfügbar ist.
Der Dienstwagen muss derzeit noch mit den berechneten Werten und der entsprechenden Lohnart über den Pre-Payroll Bereich eingepflegt werden.
Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht zu benötigten Angaben und gesetzlichen Grundlagen zur korrekten Erfassung einer Dienstwagenabrechnung.
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Für die Erfassung des Firmenwagens sollten Ihnen folgende Daten vorliegen:
- Vertragliche Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer (Vertrag oder Nutzungsvereinbarung)
- Kauf - oder Leasingvertrag
- Nutzung des Dienstwagens ab TT.MM.JJ
- Erstzulassung am TT.MM.JJ
- Fahrzeugtyp (Verbrenner, Hybrid, Elektro) - Kopie des Fahrzeugscheins
- Bei E-Fahrzeugen: Ladekapazität der Batterie in kWh
- Kennzeichen
- Bruttolistenpreis inkl. Sonderausstattung (Neupreis, ohne Rabatte) am Tag der Erstzulassung
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Je nach Art der Nutzung des Firmenwagen sollten Sie Folgendes beachten: wird das Fahrzeug auch privat genutzt, löst das den geldwerten Vorteil aus und dieser ist steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Folgenden Berechnungsmethoden zur Firmenwagenüberlassung können angewendet werden:
- die 1 %- Methode für die private Nutzung,
- sowie die Nutzung für den Weg zur Arbeit (dies kann zusätzlich zur 1% - Methode angewendet werden oder nur für den Weg zur Arbeit wenn die private Nutzung ausgeschlossen ist).
Entsprechende Beispiele finden Sie weiter unter im Artikel,
Für die Methoden gelten folgende gesetzliche Grundlagen:
- 1-%-Regelung :
Der geldwerte Vorteil wird monatlich mit 1 % des Bruttolistenpreises - BLP (zum Zeitpunkt der Erstzulassung, auf volle 100 EUR abgerundet) versteuert.
Die „1%-Regelung“ wird für Diesel- und Benzinautos verwendet.
Bei Elektro- oder Hybridfahrzeugen sind Steuervergünstigungen möglich:
Elektrofahrzeug:
Anschaffung bis 2018
- Abschlag in Abhängigkeit der kWh und des Anschaffungsjahrs.
Anschaffung ab 2019
- BLP bis 60.000 Euro > 0,25%-Regelung
- BLP über 60.000 Euro > 0,5%-Regelung
Anschaffung ab 2024
- BLP bis 70.000 Euro > 0,25%-Regelung
- Bis 30.06.2025 BLP über 70.000 Euro > 0,5%-Regelung
Anschaffung ab 01.07.2025
- BLP bis 100.000 Euro > 0,25%-Regelung
- BLP über 100.000 Euro > 0,5%-Regelung
Hybridelektrofahrzeug:
Anschaffung bis 2018
- Abschlag in Abhängigkeit der kWh und des Anschaffungsjahrs.
Anschaffung ab 2019
- Die ökologischen Voraussetzungen sind erfüllt: 0,5%-Regelung
- Die ökologischen Voraussetzungen sind nicht erfüllt: Abschlag in
Abhängigkeit der kWh und des Anschaffungsjahrs.
Die „Ökologischen Voraussetzungen“ wurden für Hybridelektrofahrzeuge neu eingeführt.
Erst nach Bestätigung wird ein Nachteilsausgleich i.H.v. 50% des BLP berechnet (zu den Ökologischen Voraussetzungen siehe BMF-Schreiben vom 05.11.2021 sowie § 9, I, Satz 3 Nummer 4a Satz 3 EstG.).
Bei einem Hybridfahrzeug gilt die „0,5%-Regelung“, wenn die Mindestreichweite 60 Kilometer beträgt oder der Co2-Ausstoß den Wert von 50 Gramm pro gefahrenen Kilometer nicht übersteigt. Bei Hybridfahrzeugen, die ab dem 01.01.2025 angeschafft wurden, erhöht sich die Mindestreichweite auf 80 Kilometer.
- Fahrten Wohnung–Arbeitsstätte:
Hier ist die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstelle zugrunde zu legen, abgerundet auf volle Kilometer.
Die Entfernungskilometer können entweder:
- pauschal nach der 0,03% Methode berechnet werden - bei mehr als 15 Fahrten im Monat
(BLP*einfache Kilometer*0,03 %) oder
- individuell mit der Tagespauschale und nach der 0,002% Methode berechnet werden - bei weniger als 15 Fahrten im Monat / 180 Fahrten im Jahr
(BLP*0,002 %*Kilometer)
Für 0,002% Methode muss ein Fahrtenbuch geführt werden mit maximal 15 Tagen pro Monat.
Fahrtenbuchmethode:
Statt der Pauschalregelung kann ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch verwendet werden, um die tatsächlichen Kosten zu ermitteln.
Bei der Fahrtenbuchmethode muss dieses jederzeit prüfbar und vollständig sein.
Hinweis: Der Arbeitnehmer muss sich zum Jahresanfang / Beginn der Nutzungsvereinbarung für eine Methode entscheiden. Ein unterjähriger Wechsel ist nicht möglich.
Bei dieser Abrechnungsmethode hat der Arbeitnehmer seit 2019 die Wahlmöglichkeit, die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte tag-genau mit 0,002% pro Tag abrechnen zu lassen. Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber dann monatlich die tatsächlichen Fahrten schriftlich zukommen lassen.
Die Wahlmöglichkeit kann in der Firmenwagenregelung ausgeschlossen werden. Dann werden pauschal 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer als geldwerter Vorteil angesetzt.
Der Arbeitgeber muss die Anwendung der 0,03 %-Regelung oder der Einzelbewertung für jedes Kalenderjahr einheitlich für alle dem Arbeitnehmer überlassenen betrieblichen Kraftfahrzeuge festlegen. Die Methode darf während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden.
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Haben Sie die Daten vorliegen, können Sie die entsprechenden Werte selbst berechnen oder Sie wenden sich bei Bedarf an unseren Support, der Sie gerne bei der Berechnung unterstützt.
Wir errechnen Ihnen die Steuer bzw. den zu versteuernden „Geldwerten Vorteil“ Ihres Firmenwagens und wie viel des Nettos der Firmenwagen kosten wird. Der Firmenwagen kann dann mit den berechneten Werten über Pre-Payroll und der entsprechenden Lohnart eingepflegt werden.
Die benötigten Lohnarten beginnen mit der LA 1016. Eine Übersicht über unsere Lohnarten finden Sie hier.
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Wählen Sie z.B. für einen Firmenwagen, der mit 1% versteuert werden soll, die Lohnart 1016.
Zusätzlich ist dann noch die Anlage der Lohnart "Firmenwagen Fahrten Whg/Arbeit" notwendig - Lohnart 2020 für pauschal Versteuerung oder die 1020 für die laufende Versteuerung.
Ob und was für Sie am sinnvollsten ist, lassen Sie bitte von ihrem Steuerberater prüfen.
Hinweis
Ein Firmenwagen beziehungsweise die damit unternommenen Fahrten stellen für den Mitarbeiter einen geldwerten Vorteil dar, den er zusätzlich zum Gehalt erhält. Insofern müssen diese versteuert und verbeitragt werden.
Daher werden die Lohnarten dem Gesamt-Brutto zur Versteuerung hinzugefügt. Anschließend werden sie unter Netto-Bezüge über die automatisch erzeugte System-Lohnart 4031 wieder abgezogen.
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Praxisbeispiele:
Ausgangslage:
- Arbeitnehmer/in im Außendienst, kann den Firmenwagen (Bruttolistenpreis 30.000 Euro) für private Fahrten sowie die gelegentlichen Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nutzen.
- Der Arbeitnehmer legt dem Arbeitgeber eine Aufstellung vor, danach ist er an 60 Tagen zur ersten Tätigkeitsstätte (Entfernung zur Wohnung: 45 km) gefahren.
Berechnung:
- Für die private Nutzung sind monatlich 1 % aus 30.000 Euro = 300 Euro als geldwerter Vorteil zu erfassen.
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Für die Fahrten zwischen Wohnung und erste Tätigkeitsstätte sind zusätzlich zu erfassen:
0,002 % aus 30.000 Euro = 0,60 Euro x 45 km = 27 Euro/Fahrt x 60 Fahrten = 1.620 Euro/Jahr.
Nach der 0,03-%-Methode ergäbe sich ein Jahresbetrag von 0,03 % aus 30.000 Euro x 45 km = 405 Euro/Monat x 12 = 4.860 Euro/Jahr
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Ausgangslage:
- Der Arbeitgeber überlässt einem auswärtstätigen Mitarbeiter einen Elektro-Dienstwagen mit Erstzulassung Januar 2020. Der Bruttolistenpreis beträgt 45.000 Euro.
- Der Mitarbeiter hat eine erste Tätigkeitsstätte, die er regelmäßig ansteuert und die 10 km von seinem Zuhause entfernt liegt.
Berechnung:
- Der Listenpreis ist zu einem Viertel und auf volle hundert Euro abgerundet mit 11.200 Euro (45.000 x 0,25 %) anzusetzen = 1% x 11.200 € = 112,00 € als geldwerter Vorteil
- Fahrten erste Tätigkeitsstätte: 0,03 % x 10 km x 11.200 € = 33,60 €
- Gesamt: 145,60 € pro Monat