Wenn ihr Mitarbeiter in Deutschland arbeitet und in einem Nachbarland wohnt, ist er in Deutschland sozialversicherungspflichtig. Der deutsche Arbeitgeber muss den A1-Antrag elektronisch einreichen, damit der Mitarbeiter bei Kontrollen im Wohnland oder bei Dienstreisen nachweisen kann, dass er im deutschen System versichert ist. Seit dem 1. Januar 2025 läuft dieses Verfahren für Grenzgänger vollständig digital ab.
Wichtig
Die für den Antrag erforderlichen Angaben werden dabei aus den hinterlegten Mitarbeiter-, Unternehmens- und Auslandstätigkeitsdaten übernommen.
Des Weiteren müssen beim Mitarbeiter, für den die A1- erstellt werden soll, in der Mitarbeiterakte der Geburtsort sowie die Tätigkeitsbezeichnung hinterlegt sein.
Achten Sie bitte auch darauf, dass für Ihren Mitarbeiter die Grenzgängerregelung hinterlegt ist.
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Um den A1-Antrag zu erstellen, navigieren Sie über das Headline-Menü zu Pre-Payroll und dann zum Menüpunkt Auslandstätigkeiten.
Es öffnet sich die Listenansicht mit allen bisher angelegten Auslandstätigkeiten.
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Klicken Sie auf den Hinzufügen Button und es öffnet sich eine neue Eingabemaske.
Füllen Sie die Pflichtfelder entsprechend aus und hinterlegen Sie als Einsatzland Deutschland. Haben Sie für den jeweiligen Mitarbeiter nicht die Grenzgängerregelung hinterlegt, steht Ihnen Deutschland nicht zur Auswahl.
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Unter dem Punkt "Aufenthaltsorte (zu dienstlichen Zwecken)" haben Sie die Auswahl zwischen:
- Keine festen Einsatzstellen
- Feste Einsatzstellen - Achten Sie hier beim manuellen Hinterlegen des oder der Orte bitte speziell auf die Korrektheit der Postleitzahl, da eine Validierung eingebaut wurde, ob diese mit dem Ort übereinstimmt. Ansonsten werden Sie beim Absenden des Antrages eine Fehlermeldung bekommen.
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Die erstellte Auslandstätigkeit erscheint nun in der Übersicht.
Wollen Sie für diese Auslandstätigkeit einen A1-Grenzgänger Antrag erstellen, muss diese den Status genehmigt haben.
Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü rechts neben der entsprechenden Auslandstätigkeit.
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Es öffnet sich eine neue Eingabemaske.
Ergänzen Sie, wenn nötig, in den folgenden Schritten die entsprechenden Angaben. Einige Daten werden schon systemseitig befüllt.
Im letzten Schritt geben Sie die Erklärung des Arbeitgebers ab, bestätigen die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben und können die A1-Bescheinigung abschließend senden.
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Sie bekommen eine Statusmeldung"Der A1-Antrag wurde versendet" und in der Übersicht ändert sich der Status von "A1 Genehmigt" auf "A1 Gesendet".
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Unter dem Menüpunkt Meldungen und Sozialversicherung können Sie im Ausgang den Antrag einsehen, der an die Krankenkasse gesendet wurde.
Wenn der Antrag bei der Krankenkasse eingegangen ist, ändert sich der Status auf "Empfangen" und dann ist es möglich, über das 3-Punkte-Menü die Meldebescheinigung als PDF herunterzuladen.
Hinweis
Wenn die Krankenkasse eine Antwort auf den A1 Antrag sendet, findet man die Bescheinigung (Bewilligung oder Ablehnung) unter Sozialversicherung und Eingang.
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A1-Anträge können bei Bedarf storniert oder korrigiert werden. Navigieren Sie über das Headline-Menü zurück zu Pre-Payroll und dann zum Punkt Auslandstätigkeiten.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben den gesendeten A1-Antrag. Dort haben Sie die Möglichkeit zur Stornierung und Korrektur.
Wählen Sie A1 Antrag stornieren, ist kein neuer Antrag erforderlich und der bestehende wird storniert.
Wählen Sie A1 Antrag korrigieren, werden Sie nochmal in den bestehenden Antrag geleitet, Ihnen werden die ursprünglichen Daten angezeigt und diese können dann korrigiert werden. Beim Senden wird der ursprüngliche Antrag automatisch storniert und der neue versendet.