Wann und warum ist es wichtig, dass Sie die Vortragwerte Ihrer Mitarbeiter pflegen?
Wenn Sie das Abrechnungsprogramm zum 01. Januar des Jahres wechseln:
Vortragswerte sind nur notwendig, wenn Einmalzahlungen im ersten Quartal erfolgen. In diesem Fall kann es zur Anwendung der Märzklausel kommen (einmalige Zuwendungen, die in der Zeit vom 01.01. bis 31.03. gezahlt werden, sollten dem Entgeltabrechnungszeitraum des Vorjahrs zugerechnet werden).
Wenn ein neuer Mitarbeiter im Laufe des Jahres in die Firma eintritt:
Die Vortragswerte werden für die Lohnsteuerbescheinigung, die BAV und bei Einmalzahlungen benötigt.
Wenn Sie das Abrechnungsprogramm während des Jahres wechseln:
Die Vortragswerte werden für die Lohnsteuerbescheinigung, die BAV und bei Einmalzahlungen benötigt. Dabei sollten die Vortragswerte der eigenen Firma aus dem betreffenden Jahr eingetragen werden.
Die Hinterlegung der Vortragswerte ist für folgende Bereiche vorgesehen:
- Sozialversicherung
- Krankenversicherung
- Beitragsschätzung
- Unfallversicherung
- Betriebliche Altersvorsorge
- Steuer
Navigieren Sie sich über das Headline-Menü zum Menüpunkt Pre-Payroll und dort zum Menüpunkt Vortragswerte.
Wählen Sie den entsprechenden Bereich aus. Es öffnet sich eine Übersicht aller Mitarbeiter. Über die Suchfunktion oder in der Listenansicht suchen Sie den entsprechenden Mitarbeiter und füllen die erforderlichen Felder für den Bereich aus. Eine Übersicht aller benötigten Vortragswerte entnehmen Sie dabei der Eingabemaske.
Bereich - Sozialversicherung
Ihnen wird der Monat vor dem Systemwechsel angezeigt. Bitte hinterlegen Sie hier alle Daten für ein Kalenderjahr vor dem Systemwechsel kumuliert.
Wichtig
Im Feld Brutto > SV-Brutto ist das tatsächlich vorhandene ungekürzte SV-Brutto ohne Berücksichtigung von Sonderfällen, wie dem Übergangsbereich oder Überschreitung der BBG, zu hinterlegen.
Wichtig
Ist im Jahr des Systemwechsels eine Einmalzahlung gezahlt worden, bei der die Märzklausel Berücksichtigung findet, müssen die daraus verbeitragten SV-Beträge ebenfalls in den Vortragswerten angegeben werden. Nutzen Sie dafür den Reiter Märzklausel.
Bereich - Krankenversicherung
Ihnen wird der Monat vor dem Systemwechsel angezeigt. Bitte hinterlegen Sie hier alle Daten für ein Kalenderjahr vor dem Systemwechsel kumuliert.
Bereich - Beitragsschätzung
Die Vortragswerte der Beitragsschätzung sind nur dann zu füllen, wenn im Monat des Systemwechsels bereits eine Beitragsschätzung stattgefunden hat.
Ein Beispiel: Wir haben April. Im Altsystem wurde bereits ein Beitragsnachweis für April gesendet. Dann kommt Ende April der Systemwechsel und die Echtabrechnung erfolgt in Paychex Payroll. Die Vortragswerte der Beitragsschätzung sind in diesem Szenario mit den Werten der Beitragsschätzung für April aus dem Altsystem zu befüllen. Wäre es so, dass der Systemwechsel erst im Mai passiert. Wären die Vortragswerte leer zu lassen.
Bereich - Unfallversicherung
Ihnen wird der Monat vor dem Systemwechsel angezeigt. Bitte hinterlegen Sie hier alle Daten für ein Kalenderjahr vor dem Systemwechsel kumuliert.
Hinweis: Bitte die vollen UV Stunden melden - ohne Nachkommstellen.
Bereich - Betriebliche Altersvorsorge
Ihnen wird der Monat vor dem Systemwechsel angezeigt. Bitte hinterlegen Sie hier alle Daten für ein Kalenderjahr vor dem Systemwechsel kumuliert.
Bereich - Steuer
Ihnen wird der Monat vor dem Systemwechsel angezeigt. Bitte hinterlegen Sie hier alle Daten in den Bereichen:
- Stammdaten
- Steuerpflichtiger Arbeitslohn
- Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn
- Steuerfreie AG-Leistungen
Bei einer monatlichen Anmeldung reicht es, wenn alle Daten für ein Kalenderjahr vor dem Systemwechsel kumuliert hinterlegt werden.
Bei einer quartalsweisen Anmeldung, müssen die Daten für ein Kalenderjahr vor dem Systemwechsel monatlich hinterlegt werden.
Bei einer kalenderjährlichen Anmeldung reicht es, wenn alle Daten für ein Kalenderjahr vor dem Systemwechsel kumuliert hinterlegt werden.
Hinweis
Vortragswerte für die Steuer können über den Zeitreise-Button, oben rechts, monatlich gepflegt werden.
Dies ist besonders bei einer Einmalzahlung zu beachten.
Diese Einstellung wird bei quartalsweiser Lohnsteuer-Anmeldung und für korrekte Meldedaten benötigt.
Die Lohnsteuer-Anmeldung, Lohnsteuer-Bescheinigung und Einmalzahlungen kumulieren die Werte der gepflegten Vortragswerte.
Im Bereich Stammdaten haben Sie die Möglichkeit, Besonderheiten zur Lohnsteuerbescheinigung zu erfassen, damit diese auf der LSTB angedruckt werden:
- S – Berechnung sonstiger Bezug im ersten Dienstverhältnis
- M – Mahlzeiten doppelte Haushaltsführung/Auswärtstätigkeit
- F – Sammelbeförderung Wohnung/erste Tätigkeitsstätte
Weiterhin können Sie das unter einer Grenzgänger-Tätigkeit erzielte Brutto in den Vortragswerten erfassen, damit die Meldung in der LSTB korrekt erfolgt.