Release Notes 04-25

2025-04-25

• Zertifizierung Versorgungswerk

  • Paychex Plus hat die Zertifizierung für das ITSG-Modul „Versorgungswerk“ erfolgreich bestanden.
  • Dadurch haben Sie jetzt die Möglichkeit, in der Mitarbeiterakte berufsständische Versorgungswerke in den Sozialversicherungsdaten eines Mitarbeiters zu hinterlegen und diese dann in den Unternehmensdaten zu pflegen.
  • Somit können alle relevanten Daten eingegeben werden und es wird eine korrekte Beitragsermittlung sichergestellt.
  • In diesem Zusammenhang wurde die neue Registerkarte "Versorgungswerk" in den Unternehmensdaten sowie in der Mitarbeiterakte implementiert.

• Rolle Mitarbeiter anlegen
  

  • Seit dem 15.04.2025 haben Nutzer mit der Rolle Arbeitgeber Standard oder Payroll Specialist (PRS) die Möglichkeit einen Nutzer mit der Rolle “Mitarbeiter” anzulegen, um dem Mitarbeiter Zugriff auf seine Dokumente mit Mitarbeiterbezug zu gewähren.
  • Das Anlegen kann über die Unternehmens > Einstellungen > Nutzer oder über Mitarbeiter > Hinzufügen erfolgen.

• Mitarbeiteransicht
  

  • Seit dem 15.04.2025 haben Mitarbeiter die Möglichkeit, sich mit ihren Anmeldedaten auf der Paychex Plus Login Seite einzuloggen und werden dann auf die Mitarbeiteransicht weitergeleitet.
  • Mitarbeiter werden mit einer E-Mail darüber benachrichtigt, wenn ein neues Dokument mit Mitarbeiterbezug in ihrem Profil hochgeladen wurde (systemseitig oder manuell).
  • Arbeitnehmer können nach dem Einloggen im Dashboard auf eine Liste der ihnen zugewiesenen Dokumente zuzugreifen, ihre lohnrelevanten Unterlagen einsehen und herunterladen.

> Anpassungen Login Seite

• • Mit dem aktuellen Release wurden Anpassungen an der Login Seite der Mitarbeiter vorgenommen.
  • Möchten diese sich in Paychex Plus einloggen, ist auf der Login-Seite eindeutig erkennbar, ob sie sich auf der Seite für Mitarbeiter oder auf der Seite des Unternehmens (Login für Arbeitgeber oder Payroll Specialists) befinden.
  • Damit wird sichergestellt, dass der Mitarbeiter sich im richtigen Zugang befindet und keine Verwirrung entsteht.

> Optimierung Dateibenennung

• • Mit dem aktuellen Update gab es eine Anpassung bei der Benennung der Dokumente in der Mitarbeiterübersicht.
  • Die Dateien sind nun eindeutig benannt, übersichtlich sortiert und nachvollziehbar datiert, damit schnell erkannt wird, welches Dokument aktuell ist, wann es erstellt wurde und ob es frühere Versionen ersetzt.

• Abweichender Meldegrund bei Unternehmensanlage

  • Mit dem aktuellen Release können Sie als PRS beim Anlegen eines Unternehmens einen abweichenden Meldegrund für die Mitarbeiter hinterlegen.
  • Damit wird bei DEÜV- und ELStAM-Meldungen der Anmeldegrund 10 übermittelt, ohne das ursprüngliche Eintrittsdatum für die Abrechnung und Mitarbeiterdarstellung zu verändern.
  • Dies ist nötig, wenn der Vorabrechner die Mitarbeiter vollständig abgemeldet hat, anstatt einen Systemwechsel zu machen.

• Warnung bei fehlender Steuer-ID
  

  • Wurde das Feld "Steueridentifikationsnummer" in der Mitarbeiterakte nicht erfasst, wird beim Berechnen der Payroll eine Warnung ausgegeben, damit der Anwender sieht, dass noch Daten zu erfassen sind.
  • Die Steuer-ID ist notwendig, damit die DABPV (Datenträgeraustausch Betriebsprüfungs-Verfahren)-Anfrage vollautomatisch und korrekt an das BZSt (Bundeszentralamt für Steuern) übermittelt werden kann, um die Elterneigenschaft und die Kinderanzahl der Mitarbeitenden zu ermitteln.

• Integration Pendo
  

  • Um das Nutzererlebnis in Paychex Plus gezielt zu verbessern, wurde das Tool Pendo integriert.
  • Pendo ermöglicht uns, das Nutzerverhalten zu analysieren und kontextbezogene Hilfestellungen direkt in der Anwendung bereitzustellen.
  • Zum Start stehen drei In-App Guides zur Verfügung (Für neue Nutzer - Arbeitgeber und Mitarbeiter - sowie für die Berechnung der Payroll)

• Parallelabrechnung > Umzug Vortragswerte 
  

  • Nach der Migration zu Paychex Plus ist es möglich eine Parallelabrechnung durchzuführen. Dabei wird der Kunde weiter im Altsystem abgerechnet und parallel im Probelauf auf Paychex Plus.
  • Dadurch kann gewährleistet werden, dass die Payroll im ersten Monat bzw. in den ersten Monaten korrekt durchgeführt wird.
  • Für den Parallellauf werden Vortragswerte erfasst. Diese Vortragswerte müssen nach Beendigung des Parallellaufes umgezogen werden, damit sie korrekt und vollständig sind.
  • Da ein händischer Eintrag aufwändig und sehr fehlerbehaftet ist, erfolgt der Umzug maschinell.
  • Dies ist nur im Admin Panel umsetzbar und daher ein Supportfall.

• DSBD Abgabegrund 09
  

  • Mit den Abrechnungsmonaten Februar, März, April oder Mai 2025 wird für jeden im Abrechnungsprogramm hinterlegten Beschäftigungsbetrieb (BBNRVU) automatisiert ein DSBD mit dem Abgabegrund 09 (=Initialmeldung) erzeugt und übermittelt.
  • Dies ist eine Verfahrensanforderung der ITSG.

2025-04-11

• Systemmail beim Freigeben der Payroll

  • Mit dem aktuellen Update wurde eine weitere Systemmail implementiert.
  • Sie erhalten als Payroll Specialist (PRS) eine Systemmail, sobald der Arbeitgeber (Standard) die Payroll freigegeben hat.

• Mehrere AAG-Meldungen bei Stundenlöhnern in einem Monat

  • Mit dem aktuellen Release wird bei Stundenlöhnern berücksichtigt, dass bei mehreren Fehlzeiten innerhalb eines Monats das fortgezahlte Entgelt korrekt der jeweiligen Fehlzeit zugeordnet wird.
  • Bei Stundenlöhnern mit mehreren AAG-relevanten Krankheiten in einem Monat wurden bis dato zu hohe Erstattungsbeträge gemeldet, da der Betrag von der Lohnart “Krankheitslohn” abhängt und diese nicht auf die mehreren Abwesenheiten aufgeteilt wurde.

• Umstellung AG Basis auf AG Standard (01.04.2025)

  • Alle Arbeitgeber-Basis-Zugänge wurden am 01.04.2025 auf die Standard-Rolle umgestellt.
  • Zu diesem Zeitpunkt waren es 768 Kunden, welche noch die Basis-Rolle hatten.