Release Notes 08-25

2025-08-29

• Home > Aktualisierung der Kontaktinformationen auf der Startseite

  • Mit dem aktuellen Release sieht der Nutzer auf der Startseite bzw. im Home Bereich nun die für ihn relevante Kontaktperson in der entsprechenden Kachel. Die angezeigte Kontaktperson ändert sich abhängig von der Benutzerrolle:

    • Login als Arbeitgeber → aktueller PRS (der Benutzer mit der Rolle PRS für diesen Mandanten) wird angezeigt

    • Login als PRS bzw. Standard (DIY) Kunde → Ansprechpartner des Unternehmens wird angezeigt

• Mehrfachbeschäftigung > Entfernen des Feldes MFB aus dem Bereich Beschäftigung

  • Derzeit muss der Anwender die Mehrfachbeschäftigung (MFB) in der Mitarbeiterakte in zwei Bereichen erfassen - unter Beschäftigung und unter Sozialversicherung. 

  • Dies hat sich als nicht praktikabel herausgestellt und wurde in der Vergangenheit öfter vergessen. Daher entfällt die Eingabe unter Beschäftigung zukünftig und es wird nur anhand der Eintragung unter Sozialversicherung erkannt, dass eine MFB zu berücksichtigen ist.

  • In diesem Kontext wurde das Feld Mehrfachbeschäftigung aus dem Bereich Beschäftigung entfernt und unter Sozialversicherung > Mehrfachbeschäftigung ein 3-Punkte-Menü implementiert, über dies es nun möglich ist, die MFB zu löschen.

• Mitarbeiterakte > Elterneigenschaften

  • In Vorbereitung auf die Umsetzung des DaBPV Verfahrens gab es mit dem aktuellen Release eine Anpassung in der Mitarbeiterakte.

  • In diesem Zusammenhang wurde der neue Menüpunkt Elterneigenschaften im Profil des Mitarbeiters implementiert. Der Punkt Kinder sowie die Felder Elterneigenschaft und Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder sind umgezogen. Dadurch werden die Elterneigenschaften übersichtlicher und nachvollziehbarer dargestellt.

  • Zukünftig werden noch die Unterpunkte Meldeprotokoll und Meldeabo-Informationen hinzukommen.

• Pre-Payroll > Gehaltskomponente bearbeiten

  • Bei der Anlage oder Anpassung einer Stundenlohn-Komponente, die Anzahl, Faktor, Prozent und Betrag beinhaltet, kann der Betrag nun nicht mehr editiert werden.
  • Dies hat folgenden Hintergrund:

    • Wird für einen Mitarbeiter Stundenlohn hinterlegt, kann man die Anzahl der gearbeiteten Stunden und die entsprechenden Komponenten (Faktor und/oder Prozent) eingeben. Der Betrag wird dann automatisch berechnet.

    • Wenn man jedoch den Betrag manuell geändert hat, wurde der Faktor nicht angepasst. Dadurch entstanden Inkonsistenzen.

    • Auch musste die exakte Reduktionsmethode bekannt sein, wenn der Betrag manuell eingegeben und nicht über die Stundenzahl berechnet wurde. Es bestand ein hohes Fehlerpotenzial.

  • Durch diese Anpassung erfolgt die Berechnung des Betrags automatisch anhand der angegebenen Komponenten.

• KUG > Wegfall der Abwesenheit Kurzarbeit

  • Bei der Anlage von Kurzarbeit (KUG) ist es nun nicht mehr notwendig, unter Pre-Payroll zusätzlich die Abwesenheit Kurzarbeit zu hinterlegen.

  • Nach dem Hinterlegen der entsprechenden Daten im Unternehmen und bei den Mitarbeitern wird das Kurzarbeitergeld beim Berechnen der Payroll berücksichtigt.

  • In diesem Zusammenhang wurde die entsprechenden KUG-Abwesenheit im Bereich Pre-Payroll gelöscht.

• Auswertungen > Verdienststrukturerhebung im CSV-Format

  • Sollte ihr Unternehmen an der Verdiensterhebung teilnehmen, haben Sie mit dem aktuellen Update die Möglichkeit, pro Beschäftigungsbetrieb zu hinterlegen, ob monatlich automatisch CSV-Dateien erzeugt werden sollen. 

  • Somit wird sichergestellt, dass für die relevanten Betriebe, Dateien erstellt werden und diese korrekt mit der hinterlegten Identnummer für den Upload ins IDEV- oder eSTATISTIK.core-Portal zur Verfügung gestellt werden.

• Workbench > Weitere Optimierungen

  • Beim Suchen und Filtern wird, oben links, in der Liste die Anzahl der Firmen und (aktiven) Mitarbeiter angezeigt bzw. angepasst. Die Anzeige summiert die aktuellen Filter - z. B. wenn der Filter auf einen einzelnen PRS gesetzt ist, werden nur die Summen für die zugewiesenen Firmen und Mitarbeiter zu diesem PRS angezeigt.

2025-08-15

• Landwirtschaftliche Krankenkassen (LKK) > Nachbereitung LKK + Private Krankenversicherung (PKV)

  • Mit dem aktuellen Release wurde das Feedback aus der letzten Qualitätskontrolle umgesetzt, so dass die Kombination aus einer LKK und einer PKV gemäß der Prüfkriterien der ITSG korrekt abgerechnet wird.

  • Bei Personengruppenschlüssel (PGRS) 113 mit Beitragsgruppenschlüssel (BGRS) 0110 und der Versicherungsart PKV und der Einzugsstelle LKK, darf für die PKV kein Zuschuss erfasst werden. In diesem Fall werden die Felder für den Zuschuss zur PKV systemseitig ausgeblendet.

  • Bei PGRS 112 mit BGRS 4111 und PGRS 102 mit BGRS 4111 ist die Insolvenzgeldumlage an die LKK zu zahlen. In diesem Fall kann systemseitig keine abweichende Umlagekasse ausgewählt werden.

• Durchschnittsberechnung > Zusammenfassung der Aufschlagslohnarten zu einer Lohnart

  • Derzeit werden die Lohnarten für den Durchschnittsaufschlag als separate Lohnarten ausgewiesen.

  • Mit dem aktuellen Update werden die Zuschlagslohnarten zu einer Lohnart zusammengefasst, d.h. alle Sonn/Nacht/Feiertags und sonstige Lohnarten, die in die Durchschnittsberechnung einfließen, werden zusammengerechnet und es wird nur eine Durchschnittslohnart auf dem Lohnzettel angezeigt.

  • Falls die Zusammenfassung nicht gewünscht ist, kann dies über unseren Support geändert werden.

  • Hinweis: Bei einer Änderung in der Berechnung von nicht Zusammenfassen zu Zusammenfassen gibt es keine Rückrechnung.

• Mitarbeiter > Zuweisen und Filtern von Nutzern für mehrere Mitarbeiter 

  • Mit dem aktuellen Release haben Sie die Möglichkeit, in der Mitarbeiterliste nach dem Nutzerstatus zu filtern und können anschließend mehrere Mitarbeiter via Checkbox auswählen.

  • Dadurch können gezielt alle Mitarbeiter ohne Nutzerkonto bzw. Arbeitnehmer-Zugang in einem Schritt eingeladen werden, wodurch der Prozess der Account-Erstellung und Einladung effizient und ohne wiederholte Einzelschritte durchgeführt werden kann.

• Finanzbuchhaltung > Verlängerung Nummer Kostenstelle und Kostenträger

  • Aktuell begrenzen wir die Nummer für Kostenstelle und Kostenträger auf 10 Stellen. Da dies in der Umsetzung nicht ausreicht, wurde die Eingabe nun auf 36 Stellen erhöht.

• Workbench > Weitere Optimierungen

  • Verbesserte Performance bzw. schnellere Ladeleistung der Workbench.

  • Die Betriebsnummer der Arbeitsagentur wurde zur Workbench hinzugefügt. Die neue Spalte kann sortiert und durchsucht werden. Dies ermöglicht es z.B. dem Empfang, Anfragen an den zuständigen PRS weiterzuleiten.

  • In der Workbench wird in der Spalte Posteingang die Anzahl der ungelesenen Nachrichten und die Gesamtzahl der Nachrichten im Posteingang angezeigt.

2025-08-01

• KUG > Umzug und Erweiterung Kurzarbeitergeld

  • Mit dem aktuellen Release wurde zur Zentralisierung und klareren Zuordnung zur vorbereitenden Entgeltabrechnung der Menüpunkt „Kurzarbeit“ vom Unternehmensbereich in den Bereich Pre-Payroll umgezogen.

  • Als PRS oder Arbeitgeber können Sie dort nach der Erfassung eines Bewilligungstatbestandes im Unternehmensbereich die relevanten mitarbeiterbasierten Angaben zur Kurzarbeit bei einem Gehaltsempfänger pflegen.

  • Folgende Felder stehen nun mitarbeiterbasiert zusätzlich zur Verfügung: KUG-Arbeitsstunden (Anwesenheitsstunden), Datum des ersten KUG-Bezugs und Feiertagsstunden in Höhe von KUG (nur sichtbar in Monaten mit Feiertagen).

  • Im Zuge dieser Neuerung wurden auch Plausibilitätsprüfungen mit Warnhinweisen eingeführt, z.B. bei Überschreitung der zulässigen monatlichen Sollarbeitszeit, bei Mehrfachbeschäftigung o.a.

  • Die Abwesenheit "Kurzarbeit" erfassen Sie bitte wie gewohnt im Bereich Pre-Payroll > Abwesenheiten.

• KUG > Erweiterung Eingabemaske

  • Mit dem aktuellen Update wurde die Eingabemaske für die unternehmensübergreifenden Angaben zum Kurzarbeitergeld (KUG) unter Unternehmen > Kurzarbeit > Allgemeine Angaben erweitert.

  • Zusätzlich können nun die amtlichen Referenzdaten mit Formatvalidierungen erfasst werden, um eine vollständige und prüffähige Dokumentation der Kurzarbeitergeld-Meldungen sicherzustellen:

    • Ausfallnummer zur Identifikation der Anzeige über Arbeitsausfall (Bsp.: KU-2023456)

    • Arbeitsamt (Stammnummer) zur Zuordnung zum zuständigen Arbeitsamt (Bsp.: B123456789)

• Entgeltabrechnung > Anpassung wegen Auszahlung Arbeitszeitguthaben 

  • Nach Vorgabe der Deutschen Rentenversicherung (DRV) wurde die Darstellung der Lohnart 1096 Auszahlung Arbeitszeitguthaben nach Ruhen/Austritt auf der Entgeltabrechnung angepasst.

  • Durch die gemachten Änderungen wird nun die Lohnart 1096 in beiden relevanten Monaten mit den korrekten Kombinationen der Steuer-/SV-Kennzeichen angedruckt sowie die Bruttosummen-Anzeige nach Monat differenziert:

    • Monat der Auszahlung: weiterhin mit Lohnart 1096 angedruckt, St = S, SV = F, Teil des Gesamtbruttos

    • Monat der Verbeitragung: Lohnart 1096 wird ebenfalls angedruckt. St = F, SV = E, nicht Teil des Gesamtbruttos

• euBP > Verarbeitung von Rückmeldungen 

  • Um den euBP-Prüfprozess noch transparenter und effizienter zu gestalten, steht mit dem aktuellen Release eine neue Funktion zur Verfügung.

  • Nach dem Versand einer elektronischen Betriebsprüfung (euBP) erhalten Sie nun das Ergebnis der Prüfung als PDF-Dokument direkt im Portal. Dieses Ergebnis wird automatisch verarbeitet und kann jederzeit heruntergeladen werden.

  • Hinweis: Die Voraussetzung für den Empfang des Prüfergebnisses als PDF ist, dass vor dem Versand des euBP im Formular unter Zugangseröffnung der elektronischen Kommunikation zugestimmt wurde.

• Mitarbeiter > Optimierung der Dateneingabe bei Personengruppen- und Beitragsgruppenschlüssel 

  • Zur effizienteren Erfassung von Sozialversicherungsdaten wurde die Bedienung der Felder Personengruppenschlüssel (PGRS) und Beitragsgruppenschlüssel (BGRS) an allen relevanten Eingabestellen zur Sozialversicherung verbessert. Der Fokus liegt auf Tastaturnavigation und schneller Auswahl, insbesondere für Nutzer mit hoher Eingabefrequenz wie Payroll Specialists.

  • Durch die Umstellung der Auswahlfelder auf searchable Select unterstützen das PGRS-Feld sowie die vier Felder für die BGRS-Komponenten (KV, RV, AV, PV) jetzt eine Suchfunktion während der Eingabe und bereits beim Tippen wird eine dynamische Trefferliste angezeigt.

  • Durch die Erweiterungen ist die komplette Bedienbarkeit per Tastatur möglich bzw. kein Maus-Einsatz mehr erforderlich zur schnellen Datenerfassung:

    • Nutzung der Pfeiltasten zur Navigation durch die Vorschlagsliste

    • Auswahl per Enter-Taste

    • Wechsel zwischen Feldern über Tabulator-Taste.

• ESS > DEÜV-Meldebescheinigung Grund 54 mit Mitarbeiterbezug 

  • Mit dem aktuellen Release wurde bei der Meldebescheinigung Grund 54 (Sonderzahlung nach Austritt) die Dokumentenerstellung mit Personalbezug nachgereicht.

  • Die Sondermeldung Grund 54 wird dadurch analog zu anderen Meldungen mit Mitarbeiterbezug im Dokumentenbereich korrekt dem betroffenen Mitarbeiterprofil zugeordnet und erscheint entsprechend auch in den persönlichen Dokumenten des Employee Self Service-Zugangs des Mitarbeiters.

• Workbench > Umbenennung der Felder für Lohnsachbearbeiter und Vertretungen 

  • Zur Verbesserung der Transparenz und Verständlichkeit der Rollenbezeichnungen für alle Nutzer von Paychex Plus wurden die entsprechenden Feldnamen angepasst.

  • Der Lohnsachbearbeiter hat den Haupt-PRS ersetzt. Sekundärer- und Tertiärer-PRS wurden durch 1. und 2. Vertretung ersetzt.

• Workbench > Verbesserte Darstellung und Bedienbarkeit bei kleinen Bildschirmen

  • Zur Optimierung der Benutzeroberfläche für kleine Displays und schmale Arbeitsbereiche wurden durch Layout-Anpassungen und eine Reduktion der Button-Größe für bessere Lesbarkeit, Bedienbarkeit und Übersichtlichkeit gesorgt.

  • Alle Inhalte (z. B. Einträge, Hinweise, Buttons) bleiben durch das responsive Layout sichtbar und bedienbar, auch bei stark eingeschränktem vertikalen Platz, ohne dass Elemente abgeschnitten oder unbenutzbar werden.

  • Die Schaltflächen „Speichern“ und „Abbrechen“ unterhalb des Notizfeldes wurden in ihrer Größe reduziert. Bei platzsparendem Interface, insbesondere auf kleinen Bildschirmen oder in Splitscreen-Ansichten, bleibt die Funktionalität der Buttons vollständig erhalten.

• Workbench > Weitere Optimierungen der Nutzererfahrung durch Status-Icons und Inline-Dropdowns 

  • Allen Statusangaben im Payroll-Bereich der Workbench wurden nun aussagekräftige Icons vorangestellt, um sofortige visuelle Orientierung über den Bearbeitungsstatus – z. B. gesendet, gelöscht, in Berechnung usw. zu geben. Die Zuordnung erfolgt konsistent zum Systemstatus (Backend) und ist visuell einheitlich.

  • Die Auswahl des zuständigen Lohnsachbearbeiters bzw. der 1. oder 2. Vertretung erfolgt nun direkt in der Tabelle via Dropdown-Menü, ohne die Arbeitsliste verlassen zu müssen. Die Auswahl wird ohne Enter sofort übernommen und es erfolgt eine Benachrichtigung, dass die Änderung erfolgreich gespeichert wurde.

• Workbench > Spaltenverwaltung 

  • Nutzer der Workbench haben die Möglichkeit, individuell anpassbare Spaltenansichten zu definieren, um die Liste an persönliche Arbeitsbedürfnisse anzupassen und Informationen gezielter sichtbar zu machen.

  • Um dies noch weiter zu optimieren, wurde ein neues Icon „Spalten verwalten“ oben rechts neben der gewohnten Such- und Filterfunktion implementiert, während gleichzeitig die Menüpunkte „Spalte ausblenden“ und „Spalten verwalten“ aus dem Standard-Spaltenmenü entfernt wurden, um die Bedienung zu vereinheitlichen.

  • Bei Klick auf das Icon öffnet ein Popup zur Spaltenauswahl. Hier kann An- oder Abwahl der gewünschten Spalten bequem erfolgen.

  • Zusätzlich wurde die Filteranzeige angepasst. Aktive Filter (z. B. nach Payroll-Status oder Nutzer) werden jetzt als Filter-Tags oberhalb der Arbeitsliste angezeigt – wie bereits von anderen Übersichten bekannt. Dies verbessert die Übersicht über aktive Datenfilterungen und erleichtert das Zurücksetzen der Filterung.

• Nutzerverwaltung > Erweiterung der Nutzeraccounts um Telefonnummer

  • Zur Verwendung in offiziellen Meldungen an Krankenkassen (z.B. DSAK-Meldungen) muss die Telefonnummer von Lohnsachbearbeitern (PRS) künftig zwingend hinterlegt sein. Um dies zu gewährleisten, wird die Telefonnummer nun zentral im Nutzerkonto gepflegt und kann künftig in Meldungen automatisiert verwendet werden.

  • Der Nutzeraccount von Payroll Specialists enthält nun das neues Pflichtfeld "Telefonnummer", welches über das 3-Punkte-Menü über „Nutzer bearbeiten“ sichtbar und editierbar ist. 

  • Beim Hinzufügen bzw. Speichern des Nutzerprofils erfolgt eine Validierung. Ist keine gültige Nummer hinterlegt, erscheint eine Fehlermeldung. Die Eingaben werden auf korrektes Format geprüft (z. B. Ländervorwahl, keine Buchstaben)

  • Hinweis an Payroll Specialists: Bitte ergänzen bzw. prüfen Sie Ihre Telefonnummer in Ihrem Nutzeraccount und passen Sie diese ggf. an.

• Nutzerverwaltung und Workbench > Automatische Zuweisung des Lohnsachbearbeiters bei Einzelzuordnung

  • Zur Reduktion manueller Aufwände und zur Vermeidung fehlerhafter Datenbestände wird der hauptverantwortliche Lohnsachbearbeiter künftig automatisch zugewiesen, wenn für ein Unternehmen nur ein einziger Payroll Specialist-Nutzer hinterlegt ist.

  • Die Zuweisung erfolgt, sobald die Payroll Specialist-Rolle im betreffenden Unternehmen gespeichert wird. Der Nutzer muss nicht manuell in der Dropdown-Auswahl als Lohnsachbearbeiter (früher Haupt-PRS) in der Workbench gesetzt werden.

  • Wird später ein zweiter Nutzer mit der Payroll Specialist-Rolle zugewiesen, bleibt der bestehende hauptverantwortliche Lohnsachbearbeiter erhalten.

  • Die Zuweisung kann bei Bedarf weiterhin manuell angepasst werden (z. B. über Dropdown „Lohnsachbearbeiter“).